Conheça as metodologias de melhoria contínua para o desenvolvimento da sua empresa

A competitividade do mercado intriga colaboradores e gestores: diante das técnicas, ferramentas e novas tecnologias que surgem a cada dia, os processos, práticas e, até mesmo, os modelos de negócios precisam ser repensados constantemente. Com a finalidade de se preparar para esse cenário e garantir mais qualidade na entrega, os líderes mais atentos têm aplicado metodologias de melhoria contínua, alcançando uma verdadeira mudança organizacional.

Para entender como essas ferramentas podem ajudar a sua empresa e de que modo elas funcionam, confira a seguir o artigo que preparamos.

O que é melhoria contínua?

A melhoria contínua, como o nome aponta, é um esforço contínuo para aprimorar processos, produtos e serviços por meio da redução de desperdícios e aumento da qualidade e produtividade. Ela desconsidera que produtos e processos precisam ser suficientemente bons, pois toda a empresa precisa estar em aprimoramento constante, já que o desempenho de entrega e atendimento ao cliente depende deles.

Para isso, as metodologias de melhoria contínua normalmente utilizadas NÃO têm como objetivo colocar gestores e colaboradores em um regime de esforço máximo, o que, na prática, seria insustentável.

Na verdade, elas buscam entregar cada vez mais valor ao cliente final gastando a menor quantidade de recursos possível e, por consequência, geram mais lucro. Isso é feito através de MUDANÇAS PLANEJADAS, não através de aumento do esforço ou cobrança. A solução para equilibrar essa equação de mais valor com menos recursos exibe bons processos.

As metodologias de melhoria contínua mais utilizadas atualmente tiveram seus fundamentos criados no fim do século XIX, mas ganharam popularidade apenas na década de 50 do século XX com as implementações pioneiras na indústria japonesa. O princípio do pensamento enxuto, ou Lean Thinking, ganhou diversas empresas por sua eficácia na redução de desperdícios.

Vale lembrar que a melhoria contínua não deve ser um esforço temporário. Afinal, isso pressupõe uma data inicial e uma final. Adotar uma metodologia de melhoria contínua significa promover uma mudança cultural que pode, até mesmo, transformar a maneira como a empresa faz negócios. É mais parecida com uma ‘jornada’, que a cada passo permite que novas oportunidades sejam visualizadas.

Quais são os benefícios de aplicar metodologias de melhoria contínua?

Embora o ganho de performance, por si só, já seja um benefício, há outras vantagens na adoção da melhoria contínua.

Identificação de gargalos

Muitos problemas passam despercebidos no cotidiano das empresas. A melhoria contínua permite que equipes identifiquem gargalos e ineficiências, pois todos os processos passam a ser monitorados e estudados. Isso permite simplificar processos, minimizar o esforço, o tempo e o desperdício. A operação estará mais organizada e, ao mesmo tempo, poderá adquirir maior capacidade para suportar seu crescimento.

Simplificação dos fluxos de trabalho

O compromisso com a melhoria contínua dos processos produtivos e métodos de trabalho é a melhor forma de observar os fluxos de trabalho de maneira mais crítica. Isso permite identificar desperdícios e encontrar soluções para economizar tempo e custos. Assim, as operações da empresa ficam mais ágeis e atualizadas em relação ao mercado.

A visão de processos permite melhorar a maneira como o trabalho é realizado, e isso tem um impacto positivo no atendimento ao cliente.

Redução de erros

O processo de melhoria contínua permite que as empresas reduzam os erros nos seus processos, seja no fornecimento de serviços ou nos próprios produtos. Afinal, em pequena ou larga escala, os erros costumam ser bastante onerosos. Com a identificação contínua de potenciais fontes de erros e a adaptação de processos para que eles sejam corrigidos, a sua empresa entrega mais qualidade e eficiência, reduzindo o retrabalho (uma grande fonte de custo e desperdício, que nem sempre é mensurado em termos financeiros).

Importante observar que, aos olhos dos clientes, existe um ganho de reputação e fortalece a imagem de um fornecedor confiável. É difícil mensurar o impacto exato desse benefício, mas certamente é de grande valor.

Quais são as principais metodologias de melhoria contínua para o desenvolvimento da empresa?

Há diversas soluções para fomentar uma cultura de melhoria contínua na sua companhia. Confira algumas delas.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) ou ciclo de Shewhart é uma das primeiras etapas de um processo de melhoria contínua e pressupõe que ela seja repetida sistematicamente. Seu nome é autoexplicativo, pois PDCA é uma sigla para:

• Planejar (Plan) — a partir da identificação de uma oportunidade ou problema, você deve criar um plano para análise e melhoria.
• Fazer (Do) — as mudanças planejadas são testadas em pequena escala de maneira que os resultados possam ser observados e medidos.
• Verificar (Check) — os resultados dos testes são avaliados de forma você possa relatar quais foram as lições aprendidas. Para isso, são utilizados indicadores de desempenho, definidos ao estabelecer os seus objetivos.
• Agir (Act) — se o teste gerou bons resultados, é hora de implementá-lo em uma escala maior. Lembre-se de monitorar os resultados! Se os resultados previstos não se confirmarem, é hora de repensar as soluções propostas através de um novo ciclo de análise e implementação.

Independente do resultado verificado, o ciclo PDCA possui uma constante que é a geração de conhecimento dos processos. Não se trata de “tentativa e erro”, mas de “tentativa e aprendizado” e isso permite um novo planejamento.

Por mais que pareça uma estrutura ‘muito simples para ser efetiva’, um PDCA exige que as equipes façam um planejamento prévio antes de iniciar qualquer implementação. E isso tem um grande valor, seja para equipes gerenciais/técnicas, seja para equipes operacionais.

Indeoendente de qual o estágio sua empresa se encontre, aplicar um método estruturado de análise, resolução de problemas e implementação colabora fortemente para o amadurecimento da cultura de melhoria,

CLIQUE AQUI para saber mais sobre o Ciclo PDCA.

Método Kaizen

Essa filosofia japonesa, cujo nome significa “mudar para melhor”, envolve trabalhos em grupos nos quais os princípios de eliminação de desperdícios, melhorias a baixo custo, engajamento de equipes, mudanças em qualquer ambiente, concentração e transparência são aplicados em projetos de curtíssimo prazo. Assim, a empresa pode promover mudanças rapidamente.

Utiliza-se a chamada abordagem de ‘ver e agir’, considerando que todos os recursos necessários estão disponíveis. A ação deve ser imediata.

Utilizada pela Toyota, a filosofia Kaizen usa ferramentas visuais e intuitivas para tornar os processos mais eficientes. Ela se concentra em quatro pontos:

• mão de obra — as equipes são treinadas para executar os processos de acordo com os padrões definidos;
• método — são estudadas as melhores maneiras de realizar cada processo visando gerar menos custos e mais resultados;
• material — também é importante que o uso dos materiais seja otimizado, de modo que os resultados esperados sejam alcançados de maneira mais sustentável;
• máquinas — o maquinário passa por um processo de avaliação das suas condições e restauração, para que alcance melhor desempenho e mais longevidade.

O método Kaizen tem algumas práticas comuns. São elas:

• colaboradores engajados nos processos;
• aprendizado na prática;
• eliminação de desperdícios;
• foco total no ponto de maior necessidade (problema) da empresa;
• aumento de produtividade por meio de ações que não demandem grandes investimentos financeiros.

Seu grande diferencial em relação às demais metodologias é a velocidade, encurtando o tempo de implementação, uma vez que a participação de uma equipe multifuncional focada no problema permite que decisões rápidas sejam tomadas, já seguidas por sua implementação. Para que isso aconteça, também é necessário planejamento.

Abordamos essa e outras questões em nosso artigo específico sobre o tema => CLIQUE AQUI para saber mais sobre o Método Kaizen.

Lean Thinking

Essa filosofia operacional reúne uma série de ferramentas e princípios focados na eliminação de desperdícios e melhoria de processos. Ela pode ser adotada por empresas de qualquer porte e segmento. Seu principal objetivo é eliminar atividades que não agreguem valor e reduzir desperdícios. Para isso, ela segue alguns princípios:

• Entender o que é ‘valor’ — descubra o que gera valor para o seu cliente;
• Identificar o fluxo de valor — desenhe seus fluxos de atividades para entender como o valor é gerado;
• Faça o valor fluir — elimine desperdícios e gargalos para melhor o atendimento a cliente;
• Puxar — trabalhe conforme a demanda e no ritmo estabelecidos pelo cliente (interno ou externo);
• Melhoria contínua — busque aperfeiçoar o fluxo proposto de maneira repetitiva.

O foco do Lean acaba sendo a melhoria de processos e em melhorar a maneira como o trabalho é realizado. A melhoria na maneira como o valor é agregado acaba, obviamente, melhorando o atendimento ao cliente e gerando desempenho financeiro superior, ainda que essa não seja a motivação principal, ainda que sempre esteja presente.

A implementação possui um foco ‘sistêmico’, visando a melhoria do fluxo produtivo como um todo, o que normalmente é realizado com o apoio de um VSM (Value Stream Mapping ou Mapeamento de Fluxo de Valor). Trata-se de uma ferramenta de diagnóstico, mas que ao mesmo tempo auxilia a definir como o processo de agregação de valor (administrativo e produtivo) deve ser projetado e organizado, e isso é fundamental em qualquer implementação do Lean.

É uma boa maneira para iniciar a criação de uma cultura de melhoria, uma vez que as ferramentas e princípios aplicados são, em sua maioria, de fácil entendimento e sempre direcionados para a melhoria de processos.

CLIQUE AQUI para saber mais sobre o Lean.

Six Sigma

O Six Sigma gira em torno da eficácia de processos. Seus métodos buscam reduzir a variabilidade e trazer maior estabilidade para os processos existentes. Isso é realizado através da realização de projetos fortemente embasados em indicadores de desempenho e ferramentas estatísticas de análise.

Para aplicar o Six Sigma, busca-se basear todas as mudanças em ‘fatos e dados’. Ou seja, qualquer mudança ou hipótese, antes de implementada, deve ser comprovada através de testes práticos, coleta de dados e verificação quanto ao impacto da mudança realizada. Esse é um dos principais motivos para a necessidade de medição e indicadores de desempenho em todos os projetos.

Normalmente, o Six Sigma é mais recomendado para a resolução de problemas de alta complexidade, cujas hipóteses precisam ser analisadas e provadas antes de implementadas, e em situações em que metodologias mais simples não conseguem resolver o problema.

Para executar um projeto, segue-se o Ciclo DMAIC, que inclui as seguintes fases:

• definir;
• medir;
• analisar;
• melhorar;
• controlar.

Ao mesmo tempo em que o Ciclo DMAIC fornece um roteiro para a análise de problemas e implementação de mudanças, ele também pode ser usado como uma estrutura de gerenciamento de projetos que é bastante flexível e aplicável a uma infinidade de projetos.

De forma geral, utilizar o Seis Sigma exige alguma maturidade da equipe na realização de projetos. Ao mesmo tempo, a organização precisa também ser madura, estando acostumada com a prática do uso de indicadores para avaliação de desempenho. Nesse sentido, possivelmente outras metodologias possam ser mais recomendadas como um ‘primeiro passo’ na jornada de melhoria.

CLIQUE AQUI para saber mais sobre o Six Sigma.

TPM – Manutenção Produtiva Total

O TPM engloba uma série de técnicas que compõe um sistema de gestão centrado na alta performance de equipamentos. Ele é bastante recomendado para empresas em que o processo produtivo é bastante intensivo em máquinas e menos em processos manuais ou de montagem.

A ideia básica é fazer com que todos as equipes, de diferentes departamentos, tenham essa visão de produtividade e eliminação de perdas no processo produtivo, seja através da redução de pequenas paradas, seja na eliminação de quebras/falhas, e através de uma atuação preventiva e planejada junto aos equipamentos.

Para se ter uma ideia desse envolvimento, parte das atividades de manutenção, especialmente as mais simples, passam a fazer parte da rotina da equipe de produção (operadores), mediante treinamentos rápidos (LUPs), uso de gestão visual e uma rotina de verificações simples. Esse iniciativa é chamada Manutenção Autônoma, que é um dos ‘7 pilares do TPM’.

Da mesma forma, equipes de engenharia, processo, manutenção, qualidade também devem suportar atividades de melhoria, eliminação de problemas no projeto do equipamento, eliminação de locais de difícil acesso e fontes de sujeira, etc.

Todo esse direcionamento para ganho de eficiência, e que se traduz em um aumento do OEE (Overall Equipment Effectiveness ou Eficiência Geral do Equipamento), reforça a tese de que o TPM é um sistema de gestão, e não somente um conjunto de ferramentas de melhoria isoladas.

CLIQUE AQUI para saber mais sobre a Manutenção Produtiva Total (TPM).

WCM – World Class Manufacturing

O World Class Manufaturing é uma metodologia que surgiu mais recentemente, em 2008, com a publicação de um livro de referência, sendo posteriormente aplicado por algumas empresas como a Fiat-Chrysler.

A abordagem do WCM tem bastante semelhanças com o Lean Manufacturing e a Manutenção Produtiva Total (TPM), entre outras, podendo ser considerada uma compilação ou consolidação de várias metodologias em uma só. Essa consolidação fica evidente através dos ‘pilares técnicos’ e ‘pilares gerenciais’ existentes na metodologia.

A principal diferença entre elas provavelmente reside no fato de que existe um foco financeiro mais explícito (ainda que todas as metodologias busquem a eficiência, redução de custo e maior rentabilidade da operação) como justificativa para cada projeto a ser realizado.

Ou seja, busca-se mensurar todas as perdas de maneira financeira, através de um ‘Cost Deployment’ (desdobramento de custos), de forma que a prioridade de execução/implementação seja definido pelo maior impacto financeiro entre os projetos potenciais. Isso exige uma grande mensuração e planejamento mínimo das iniciativas de melhoria antes de iniciá-las.

Além disso, também é considerada uma abordagem mais imediatista de melhoria, se comparado ao Lean Manufacturing, ainda que sua implementação ‘plena’ (capaz de transformar uma empresa de baixo desempenho em uma referência ‘de classe mundial’) leve no mínimo 5 anos, segundo os benchmarkings existentes.

CLIQUE AQUI para saber mais sobre o World Class Manufacturing (WCM).

Lean Office

Podemos entender o Lean Office como mais uma adaptação do Lean Manufacturing ou Lean Thinking, mas realizada em departamentos administrativos, NÃO industriais.

E isso é fácil de ser entendido: uma vez que grandes melhorias podem ser obtidas em processos industriais aplicando diferentes metodologias, identificou-se a necessidade de atuar em outros departamentos das empresas, seja em áreas ligadas ao atendimento do cliente (Vendas, Planejamento de Produção, Compras, Desenvolvimento, etc), mas também em departamentos de ‘back office‘ (Financeiro, Recursos Humanos, etc).

O ponto chave é entender as atividades realizadas em áreas administrativas como ‘processos’, de forma que esse possam ser mapeados, entendidos, discutidos, melhorados e padronizados. Isso é importante, uma vez que o ‘produto’ de um processo administrativo quase sempre é a INFORMAÇÃO, que é intangível. Frequentemente, o fluxo de trabalho é difícil de ser enxergado e entendido, devido a essa ‘intangibilidade’.

A imagem abaixo mostra um exemplo de mapeamento de processo em área administrativa (nesse caso, em um departamento comercial, no processo de emissão de um pedido de venda).

Esse é somente um exemplo, a Kimia já realizou o mapeamento de processos em empresas de segmentos não industriais, tais como empresas de logística, seguradoras, hospitais, distribuidoras de energia elétrica, etc, sempre com o foco em melhorar os métodos de trabalho utilizados. Naturalmente, uma empresa sentirá essa necessidade, quando perceber que processos administrativos não estiverem ‘prontos’ (ou capazes) de atender à operação de maneira satisfatória.

A questão não é SE, mas QUANDO isso irá ocorrer.

CLIQUE AQUI para saber mais sobre o Lean Office.

Como você pôde observar, os conceitos que norteiam as metodologias de melhoria contínua não são complexos. Elas exigem apenas que as suas equipes e gestores estejam treinados e engajados no aprimoramento constante de processos, o que exige atenção, proatividade e motivação. Por isso, afirmamos que a melhoria contínua é uma mudança cultural nas empresas, capaz de levá-las a resultados surpreendentes, trazendo mais satisfação aos colaboradores, parceiros e clientes.

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