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Método Kaizen: saiba o que é, como aplicar e seus benefícios!

Por Fábio Alves em 23/10/2018

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Aplicado com sucesso nas mais diversas empresas de todos os segmentos, o Método Kaizen traz ótimos resultados quando é necessário melhorar os processos existentes. Ele pode ser utilizado para que gestores e colaboradores encontrem a melhor maneira de executar processos e atividades de modo excelente. Dessa maneira, a produção de bens ou serviços se torna mais eficiente.

Parte importante do crescimento de grandes empresas, o Método Kaizen possibilita implementar mudanças e corrigir erros de modo a proporcionar evolução contínua da operação. Assim, o método pode ser aplicado na organização para garantir que ela esteja em constante mudança e evolução. Isso tem tudo a ver com a Melhoria Contínua, aspecto chave para as empresas que desejam se destacar no mercado e acelerar implementações com poucos recursos.

Ficou interessado em entender como o Método Kaizen funciona? Então, continue conosco para saber como e quando aplicá-lo na sua empresa, e descobrir quais benefícios podem ser adquiridos nesse processo.

Esse conteúdo foi produzido a partir da experiência de nossos consultores e é bastante focado na prática. Juntos, participamos de mais de 100 Eventos Kaizen!

Método Kaizen e Gestão Visual

O que é o Método Kaizen?

O Método Kaizen surgiu no Japão após a Segunda Guerra Mundial, em um contexto industrial em que o Lean Manufacturing (metodologia que busca tornar as empresas mais eficientes e livres de desperdícios) ganhava força. O país estava devastado após o término do conflito, fazendo com que o governo incentivasse projetos nas áreas de administração e gestão para que os processos industriais fossem reestruturados.

A palavra tem origem na junção dos termos “kai” (“mudar”) e “zen” (“melhor”). Desse modo, ela prega a ideia de não passar nenhum dia sem que haja uma mudança para melhor. Isso é representado pelos ideogramas abaixo.

Significado kaizen

Sua versatilidade e seu propósito podem ser aplicados tanto na vida profissional como nas rotinas organizacionais. Por fazer com que o trabalho em equipe prevaleça sobre o individual, o Kaizen pode estimular o desempenho e ajudar na evolução rápida de processos e sistemas de trabalho.

Exemplo de Evento Kaizen na prática

Para não ficar somente no campo filosófico ou das ideias, o Método Kaizen é aplicado na prática por meio de uma atividade de melhoria dirigida, um Evento Kaizen. Trata-se de uma atividade em grupo em que a equipe escalada para o trabalho permanece focada durante alguns dias, ou seja, afastada de suas atividades rotineiras, para resolver um problema ou implementar uma mudança/melhoria.

Durante esse período, atingir o objetivo estabelecido deve ser a única preocupação da equipe. Clique no vídeo a seguir e confira um CASO REAL de um Evento Kaizen realizado com suporte da Kimia. Este trabalho foi realizado em 5 dias.

A seguir, discutimos quando e como aplicar o Método Kaizen, bem como seus princípios e benefícios. Continue a leitura para entender mais.

Quando sua empresa deve aplicar o Método Kaizen?

Normalmente, o método é utilizado com sucesso para resolver de maneira acelerada os seguintes tipos de problemas:

A lista acima não esgota, de maneira nenhuma, todas as aplicações possíveis para o Método Kaizen.

Quais são os princípios do Método Kaizen?

O método tem alguns princípios que guiam a maneira de aplicá-lo em qualquer âmbito. É importante conhecê-los e entender como eles permitem o aprimoramento.

Combiná-los é a forma ideal para conduzir qualquer situação e adquirir o aprendizado necessário para transformar os problemas em oportunidades de melhoria. Confira-os a seguir!

Eliminar o desperdício

Aumentar a eficiência é o melhor caminho para atingir o potencial máximo de qualquer operação. Por isso, eliminar desperdícios e aproveitar bem os recursos é um dos objetivos principais desse método.

É importante, então, encontrar a melhor maneira de utilizar um recurso para que sua capacidade seja totalmente aproveitada. Quando se estabelece um bom método para se realizar cada atividade, tudo pode ser usado em sua totalidade. Assim, as equipes conseguem FAZER MAIS COM MENOS recursos, sem abrir mão da qualidade.

A definição de um bom método contempla aspectos como a mão de obra, o método, o material e as máquinas disponíveis (os 4M’s), de forma a analisar cada processo com uma abordagem ampla.

Importante destacar que estamos falando de “um bom método de trabalho”, não do método ideal. Por definição, deve ser possível aprimorá-lo novamente no futuro, já que estamos falando de um processo contínuo de melhoria.

Engajar todos os colaboradores

Os processos só podem ser aprimorados se todos os envolvidos estiverem em sintonia, alinhados com o mesmo propósito. Como todos os colaboradores participam e tem a chance de apontar oportunidades e dificuldades existentes, a probabilidade de que boas soluções sejam encontradas é alta.

Isso significa que todos, da base ao topo, precisam se envolver e atuar para melhorar o desempenho pessoal e da empresa. Isso reflete no resultado final e permite que o processo entregue melhores resultados.

Método Kaizen traz melhorias com baixo custo

Alguns investimentos demandam uma grande quantidade de recursos financeiros. Um exemplo é a aplicação de dinheiro em novas tecnologias ou compra de novos equipamentos.

O Método Kaizen desconstrói essa ideia e mostra que é possível fazer melhorias a baixo custo. Ele valoriza a continuidade, lenta e persistente, de pequenas mudanças que, somadas, podem representar grande impacto e tornar operações mais produtivas e rentáveis, sem despender muito dinheiro.

Como um Evento Kaizen é uma atividade de curto prazo, soluções baseadas em criatividade e inovação acabam sendo privilegiadas, em vez de se recorrer a investimentos e novas tecnologias.

Mudar em qualquer ambiente

Um dos princípios básicos do método é que mudanças e melhorias podem ocorrer em qualquer lugar, sob qualquer ação. Assim, é possível aprimorar qualquer processo ou aspecto empresarial.

Uma característica dessa técnica são as mudanças pequenas e em ciclo contínuo. Elas começam em um ponto pequeno, quase imperceptível, e evoluem até chegar a uma grande modificação estrutural.

Liberdade para expor os problemas

O Método Kaizen relaciona intimamente a melhoria com a transparência do processo. Isso significa que deve a cultura da empresa deve ser moldada para que as pessoas possam identificar e trazer à luz os problemas, sem que sejam culpadas ou retaliadas por isso.

Isso exige maturidade da organização, uma vez que boa parte das pessoas estão acostumadas, desde criança, a serem responsabilizadas pelos problemas que aparecem. O estilo de liderança também influencia demais o comportamento das equipes.

Esse é um princípio bastante importante, já que o reconhecimento de que existe um problema é o primeiro passo para que estes sejam resolvidos. É preciso que todos estejam cientes sobre a real condição dos processos atuais.

Envolver a liderança

Muitas pessoas atribuem a Dr. W. Edwards Deming a filosofia por trás do Método Kaizen. Isso porque, como forma de ajudar a reconstruir o enfraquecido Japão após a Segunda Guerra Mundial, ele recebeu o convite para compartilhar seus ensinamentos.

Entre eles estava o instaurado papel de liderança para intensificar sua participação e orientação da operação sobre quais são as metas e importância de alcançá-las. Ou seja, um líder deve saber guiar as pessoas e orientá-las em atividades para melhorar a maneira como o trabalho é realizado.

Não deixar atividades para depois

Quando um Evento Kaizen é realizado, uma equipe dedicada tem a missão de resolver problemas e implementar melhorias que irão impactar o resultado positivamente, tudo isso em um curto espaço de tempo (de 3 a 5 dias, em geral).

Por isso, foco deve ser dado para que não existam pendências a serem resolvidas após o término do evento. Isso exige planejamento antes e durante a realização do kaizen, assim como uma definição clara dos objetivos e escopo do trabalho, e a escalação das pessoas certas para participar. É difícil pensar que uma mudança dirigida como um kaizen possa acontecer com rapidez sem existir uma boa dose de planejamento. A seguir, iremos detalhar as etapas necessárias de planejamento e execução.

Como aplicar o Método Kaizen?

Como dissemos, não é preciso fazer grandes investimentos para aplicar o Método Kaizen. O essencial é envolver todos os colaboradores no processo, das equipes operacionais (a base) até os cargos de liderança.

É importante ter a visão geral de que, na prática, o Evento Kaizen irá promover um ciclo PDCA (CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS), com ações de curtíssimo prazo. Serão cumpridas as seguintes etapas:

  • planeje (Plan) — desenvolva um plano a partir dos problemas e requisitos levantados;
  • faça (Do) — execute o plano;
  • verifique (Check) — mensure e avalie os resultados;
  • aja (Act) — aperfeiçoe o plano de ação e a implementação em função dos resultados.

A cada etapa do Evento Kaizen, o paralelo com o Ciclo PDCA será destacado.

Identifique o foco do kaizen e oportunidades de melhoria (Plan ou ‘Pré Kaizen’)

O problema a ser resolvido deve ser minimamente analisado, assim como as oportunidades e algumas ações possíveis a ser implementadas. Esse entendimento mínimo da situação é fundamental para se prever os recursos (materiais e pessoas) que serão necessários durante a realização do trabalho.

Importante destacar que não estamos pulando etapas e indo diretamente para as soluções. A análise prévia serve apenas para suportar o trabalho de planejamento para a realização do Evento Kaizen.

Estabeleça metas e objetivos (Plan ou ‘Pré Kaizen’)

Para estabelecer as metas e os objetivos do Evento Kaizen, siga o padrão SMART, acrônimo para:

  • Específicos (Specific) — estabeleça objetivos claros;
  • Mensuráveis (Measurable) — verifique formas de mensurar o desempenho do processo atual;
  • Alcançáveis (Achievable) — os objetivos devem ser possíveis, porém desafiadores;
  • Relevantes (Relevant) — os objetivos e metas devem ser relevantes;
  • Prazo determinado (Time-based) — com um prazo, fica mais fácil analisar a eficácia das ações e engajar as equipes.

Além disso, o escopo do Evento deve considerar o que pode ser realizado em um horizonte de tempo muito curto. Um evento com um escopo muito amplo deixa pendências importantes ainda a serem implementadas. Um evento com escopo muito restrito pode não entregar resultados de impacto para a empresa. Deve-se buscar um equilíbrio entre eles.

Para deixar essa questão de objetivos e tamanho do escopo do Evento Kaizen bem clara, vamos dar um exemplo. Se quisermos realizar um kaizen de 5 dias para redução de setup em uma máquina qualquer, os objetivos poderiam ser os seguintes:

  • Reduzir o tempo de setup em 40% na Máquina X;
  • Implementar 10 melhorias de segurança na área (normalmente, uma ideia por integrante do time);
  • Atualizar procedimentos existentes para consolidar os resultados alcançados;
  • Treinar as equipes de todos os turnos nos novos procedimentos existentes.

Para realizar todas as atividades de planejamento do kaizen, disponibilizamos um formulário que suporta a preparação do evento. CLIQUE AQUI e baixe-o agora.

Defina os participantes da equipe e o líder do kaizen (Plan ou ‘Pré Kaizen’)

Para gerar bons resultados, as equipes que conduzem as ações de melhoria precisam ser formadas por pessoas de diferentes setores da empresa. Devido a essa formação multidisciplinar, as soluções propostas agregam diferentes técnicas e perspectivas, o que torna a resolução de problemas mais eficiente.

É importante agregar a equipe um representante de todos os setores envolvidos com o problema, de forma que nenhum aspecto seja negligenciado. Assim, podemos incluir fornecedores e clientes (internos ou externos), área de suporte (engenharia, processos, compras, planejamento, TI, etc), equipe de processos, qualidade, além da própria operação. É interessante compor equipes com funções de coordenação e também operacionais. Essa visão heterogênea garante soluções consistentes.

Método Kaizen e Equipe Selecionada

Ao definir o líder da equipe kaizen, deve-se selecionar uma pessoa com o dinamismo necessário que uma atividade de curto prazo como essa exige, e que saiba envolver os participantes na tomada de decisão. O líder da equipe não toma as decisões sozinho, mas deve, acima de tudo, ser um bom articulador das pessoas e mediador das discussões em busca do consenso.

Saiba mais lendo nosso post com dicas para definir a melhor equipe para o evento Kaizen (CLIQUE AQUI).

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Caso esteja interessado em estruturar um Programa de Kaizen na sua empresa, não deixe de ler nosso post sobre a “Atuação de um líder kaizen” (CLIQUE AQUI), que tem foco especial nas atividades de planejamento do programa, e não somente de um Evento Kaizen específico.

Defina ações de curtíssimo prazo (Plan ou ‘Durante o Kaizen’)

O trabalho sempre inicia com uma análise do problema e entendimento das causas , que nos levará a implementação de ações.

Assim, a equipe deve elaborar em conjunto um plano de trabalho simples e claro, que possa ser compreendido por todos os membros. Nada de criar longas apresentações, cronogramas e utilizar ferramentas complexas de planejamento.

Os kaizen mais eficientes contam com um planejamento para somente um dia de atividades (que deve ser feito hoje!), escrito em um quadro branco ou em folhas de flip chart. Ou utilizando um template como este abaixo. Essa atividade se repete todos os dias.

Template ações kaizen

Execute o plano (Do ou ‘Durante o Kaizen’)

Após definir o plano de ação, é hora de colocá-lo em prática, com destaque para o trabalho em equipe (e a ‘mão na massa’, como é mostrado na imagem abaixo). É importante que a equipe seja movida pela colaboração. Então, caso algum colega apresente resistência a mudança, todos devem se comprometer entender os questionamentos existentes e se eles são pertinentes.

Mudar sempre, desde que para melhor. O importante não é decidir de maneira ‘democrática’ (pela maioria), mas por consenso. Questionamentos de membros da equipe devem ser vistos como uma oportunidade para deixar as soluções ainda mais robustas.

Método Kaizen e Execução

Como dito, as ações devem ser sempre de curtíssimo prazo. Uma boa recomendação é focar em ações que estejam baseadas em padronização. São fáceis de implementar e estabelecem procedimentos, o comportamento e os resultados ESPERADOS. Abaixo, um exemplo de padronização que suporta a organização e reduz a movimentação/manuseio no abastecimento de materiais (pallets).

Método Kaizen - Padronização e Demarcação

O líder deve suportar a equipe como um facilitador, atuando para quebrar as barreiras e pedindo auxílio a direção caso existam dificuldades.

As áreas de suporte, ainda que não tenham cedido um participante para o Evento Kaizen, devem estar a disposição e priorizar as ações caso algum auxílio seja solicitado.

O andamento das ações deve ser monitorado diariamente. Foque na resolução de pendências, para que a implementação não seja prejudicada. A imagem abaixo apresenta uma agenda de trabalho de um Evento Kaizen de Redução de Setup (que é um dos tipos de kaizen bastante realizados), com 5 dias de duração.

Método Kaizen e Agenda de Trabalho

Avalie os resultados (Check e Act ou ‘Durante o Kaizen’)

Sem medição, é impossível adotar um critério objetivo para verificar se cada mudança representa uma melhoria. Por isso, o desempenho do novo processo precisa ser mensurado e avaliado, comparado ao processo antes da mudança.

As atividades finais do kaizen (ou seja, os últimos dias previstos para o evento) devem focar na estabilização do processo, como a elaboração de procedimentos, treinamentos e observação dos resultados. Se necessário, defina novas ações corretivas. Como uma mudança foi gerada, é necessário investir na comunicação das equipes de TODOS OS TURNOS. Isso é representado na imagem abaixo.

Método Kaizen e Comunicação com Equipes

Ao final, apresente para um grande público os resultados, de maneira quantitativa, mas também qualitativa. As pessoas precisam entender o que mudou e como podem ser impactadas por cada mudança, mas também como devem colaborar para suportá-la. Como ‘grande público’, podemos entender gerentes e coordenadores de todas as áreas da empresa. Abaixo, um exemplo.

Método Kaizen e Apresentação de Resultados

Se precisar de um template para realizar essa apresentação, CLIQUE AQUI e baixe um modelo que serve como referência. Uma maneira bastante simples de deixar a mudança evidente é através do bastante conhecido ‘antes x depois’. É um recurso visual bem interessante. Como representado abaixo.

Método Kaizen - Evidencias da mudança

Não menos importante é celebrar os resultados obtidos e reconhecer o esforço da equipe em permanecer focada durante todos os dias do Evento Kaizen. Atividades como essa são muito intensas.

Kaizen e Celebração de Resultados

Monitore a mudança (Check e Act ou ‘Pós Kaizen’)

Como já deve estar claro, o kaizen promove uma rápida mudança nos processos da empresa. Após o encerramento formal do kaizen (realizado com a apresentação do resultado), é importante acompanhar o novo processo por um período. Pode ser por um prazo de 30 dias e, posteriormente, com auditorias esporádicas. É importante ter certeza de que não iremos retroceder e retornar ao processo anterior sujeito a falhas e desempenho inferior.

O vídeo a seguir descreve o Método Kaizen e fornece mais detalhes sobre como planejar e realizar um Evento Kaizen (‘pré kaizen’, atividades realizadas durante o kaizen ou o ‘pós kaizen’). Clique na imagem abaixo para assitir.

Esse vídeo faz parte do Treinamento EAD da Kimia de “Introdução ao Lean”. CLIQUE AQUI para assistir ao curso na íntegra.

Quais são os benefícios do Método Kaizen?

O Kaizen pode ser aplicado nas rotinas de uma empresa e seus princípios proporcionam muitas vantagens nos resultados da organização.

Apresentamos, a seguir, benefícios que a utilização dessa técnica pode agregar à empresa. Veja quais são eles e entenda por que é fundamental aplicá-la. Mas se preferir analisar os resultados de 4 Eventos Kaizen reais, CLIQUE AQUI e baixe o material agora.

Redução de custos

Como os processos são maximizados e os recursos são mais bem utilizados, um dos benefícios diretos do método é a redução dos custos. Assim, a empresa reduz os custos mesmo investindo pouco dinheiro.

Aumento da produtividade

A melhoria contínua proposta pelo Método Kaizen elimina os gargalos produtivos que reduzem a eficiência. Assim, todos os processos, bem como o comportamento dos colaboradores, mudam para melhor e entregam um melhor resultado. Garante-se, então, mais produtividade e a empresa faz mais com menos recursos.

Envolvimento de toda a equipe

Os colaboradores têm papel fundamental para que o Kaizen funcione. Como eles são diretamente envolvidos nos eventos e adotam a filosofia no trabalho, sentem-se mais motivados a aprimorar resultados e se dedicar às suas responsabilidades. O envolvimento da própria equipe operacional na elaboração de melhores processos é um ponto chave do Lean como um todo, e um Kaizen promove esse envolvimento de maneira direta.

O benefício é ter pessoal engajado com os propósitos da empresa e com seu próprio desenvolvimento. A melhoria contínua é essencial para qualquer organização que deseja se manter competitiva no mercado.

Interessante é que essa forma de treinamento é ‘on the job’. Aprender fazendo, melhorando um processo e levando as lições aprendidas para as atividades sob sua responsabilidade.

Resultados em curto prazo

Que tal você envolver toda a equipe e aumentar a eficácia dos resultados com o Método Kaizen e conseguir obter resultados a curto prazo? Como esse método fala basicamente sobre mudanças, com uma equipe focada em resolver um problema da empresa, isso é possível.

Para isso, é preciso que você e sua equipe montem uma agenda de 3 a 5 dias de atividades intensas, realizando um Evento Kaizen. Assim, já será possível sentir o impacto em um indicador relevante de negócio.

Praticidade e fácil assimilação

Quando se coloca em prática o Método Kaizen, os funcionários da empresa podem contribuir, cada um a sua maneira, sobre o seu papel para ajudar no bom andamento do negócio. O melhor de tudo é que isso ocorre através de uma dinâmica simples e de fácil assimilação pelas pessoas, já que utiliza conceitos básicos e foco na mudança.

Prova disso é o sucesso desse método quando as pessoas buscam a sua replicação na empresa e em diferentes processos — desde que o método seja aplicado corretamente.

Mais poder para a “linha de frente”

A “linha de frente”, que são as equipes responsáveis por cada processo, é diretamente envolvida na busca pela melhoria da empresa e em resolver os problemas. O Método Kaizen torna as equipes “empoderadas”.

Isso porque as características do método fornecem uma maior abertura para expor os problemas, e assegura um maior acesso a causa raiz dos desperdícios que impedem um melhor desempenho da empresa.

Quando o principal objetivo do negócio passa a ser encontrar sempre um modo de melhorar, todos se envolvem nesse propósito e os resultados são favorecidos. Por isso, com a ajuda do Método Kaizen, planeje como irá promover eventos de melhoria que impactem positivamente o resultado e eliminem problemas recorrentes. A empresa em que você trabalha merece que sua equipe desenvolva sua melhor versão.

Quando mensagem a empresa que aplica o Método Kaizen transmite a seus colaboradores?

A decisão pela realização de um Evento Kaizen (e pela existência de um programa de kaizen) transmite uma mensagem muito importante para sua equipe: não devemos ser tolerantes com os problemas, devemos envolver as pessoas e agir!

Avalie outro aspecto: para que uma equipe de trabalho seja formada, os gestores de cada setor precisam ‘ceder pessoas’, que estarão afastadas de suas funções durante o período. Isso reforça a importância do trabalho e mostra que a empresa fornece as condições para melhorarmos o resultado, por meio da eliminação de desperdícios e resolução de problemas.

Outro fato interessante é que, normalmente, os participantes de uma equipe estão identificados de alguma maneira (bonés, coletes coloridos, capas, jalecos, etc), de forma que aqueles que não estão diretamente envolvidos no Evento Kaizen acabam tomando conhecimento de que um evento está acontecendo. A mensagem é clara: alguma mudança para melhor está em andamento. Esse deve ser a rotina da empresa.

Método Kaizen e a Cultura de Melhoria

Dessa maneira, no final das contas, estamos trabalhando a cultura e desenvolvendo as pessoas. Se sua empresa nunca realizou um kaizen, nossa única recomendação é: invista HOJE nessa ideia. O benefício será imediato!

Realizar um Evento Kaizen é proporcionar à empresa uma oportunidade de resolver seus problemas. A cultura da organização muda quando o kaizen se torna um hábito.

Como ficou claro, KAIZEN É AÇÃO! Mas com muito planejamento.

Se interessou pelo Método Kaizen e acha que ele pode promover boas mudanças? Quer se aprofundar no assunto para aplicá-lo na sua empresa e colher os benefícios? Faça o download do e-book sobre a metodologia e saiba mais como para promover o aperfeiçoamento constante da sua operação!

Ou entre em contato com nossa equipe clicando aqui e saiba como podemos suportar sua empresa na aplicação do Método Kaizen.

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Fábio Alves

Fábio Alves

Sócio-Diretor da Kimia. Engenheiro de Produção com MBA Internacional em gestão de negócios. Tem mais de 15 anos de experiência implementando Lean no Brasil, México, Argentina, Suécia, Suíça, Espanha e França.



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