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Lean Office: Entenda como aumentar a produtividade do seus processos administrativos

Por Fábio Alves em 07/10/2019

Especialmente em um mercado tão competitivo, um dos principais desafios de qualquer empresa hoje é manter a produtividade e eliminar atividades que não estejam alinhadas aos objetivos principais da empresa e a geração de valor para o cliente. A boa notícia é que existem metodologias inteiramente focadas nesse objetivo — é o caso do Lean Office.

Algum desses termos lhe parece familiar? Não é por acaso! Neste post, explicaremos melhor essa metodologia, os seus benefícios e passos para uma implementação efetiva. Acompanhe para conferir!

O que é Lean Office?

Trata-se da adaptação e aplicação da filosofia Lean, desenvolvida inicialmente nas fábricas da japonesa Toyota, porém aplicada em ambientes administrativos. Por isso o termo “Office” (“escritório”, em inglês).

Tal qual sua aplicação na fábrica, seu objetivo é fazer com que sejam eliminados desperdícios nos processos administrativos, garantindo a máxima agregação de valor aos seus produtos e serviços gerados.

É importante esclarecer, contudo, que “desperdício” aqui não é caracterizado apenas pelo mau uso de recursos, sendo que é mais facilmente reconhecido pela perda de materiais. Quando falamos de ambientes administrativos (o foco do Lean Office), geralmente o “produto” é a informação, seja ela eletrônica ou em papel. Assim, os desperdícios envolvem as principais perdas envolvidas para sua geração (erros, retrabalho, atividades duplicadas, etc).

Esses desperdícios ocorrem tanto em empresas exclusivamente de serviços (hospitais, bancos, seguradoras, agências de marketing, etc), como nos processos administrativos realizados em empresas industriais.

Já aplicamos o Lean Office com sucesso a vários processos, tais quais:

  • Emissão de pedidos em departamentos de vendas.
  • Análise de crédito em departamentos financeiros.
  • Processos de recebimento e expedição de materiais.
  • Desenvolvimento de novos produtos, ligado a áreas de engenharia e desenvolvimento.
  • Etc.

Assim, dá para ver como sua aplicação é bastante extensa.

Quais são os seus benefícios?

A aplicação do Lean Office envolve toda uma mudança de mentalidade focada na geração de valor aos clientes, fundamental para garantir sua satisfação e fidelização. E só isso é muita coisa. Além de outros benefícios que iremos detalhar a seguir.

Redução de custo

Ao repensarmos os processos e eliminarmos atividades desnecessárias, certamente iremos utilizar menos recursos. A operação terá um custo menor. Muitas empresas ainda imprimem todos os seus documentos, empilhando pilhas e pilhas de papel que, dificilmente, serão consultados novamente.

Mais importante do que o custo com papel está o bom uso do tempo das pessoas, uma vez que poderemos eliminar atividades em duplicidade, controles desnecessários, exigência de diversas assinaturas e aprovações, etc. Tudo isso deverá ser traduzido em uma equipe mais enxuta, com menor número de pessoas e focada naquilo que os clientes querem receber (valor).

Processos eficientes e assertivos

A aplicação do Lean Office resultará em melhores processos, mais eficientes, assertivos e com maior de controle sobre as informações produzidas. Cada equipe deverá trabalhar de maneira focada, com claras definições de responsabilidade, entendendo os requisitos de seu trabalho.

Pode-se destacar também um maior nível de envolvimento dos colaboradores, uma vez que estes entenderão como seu trabalho contribui diretamente para a satisfação dos clientes (internos ou externos).

Respostas mais ágeis

Por fim, como as atividades internas estarão padronizadas de forma otimizada, a empresa ainda ganha em flexibilidade para responder ativamente a quaisquer alterações nos requisitos dos clientes. Isso porque será mais fácil redefinir estratégias para atender a mudanças bruscas de forma ágil.

Como implementá-lo na minha empresa?

Agora que vimos os principais benefícios que essa metodologia pode oferecer, vejamos como implementá-la, de fato!

Identifique o valor em sua empresa e elimine desperdícios

O Lean é bastante focado na identificação e eliminação de desperdícios, e a primeira etapa da sua versão Office não é diferente. Para saber onde estão estes desperdícios, é preciso entender o que é valor (o que o cliente deseja receber), para então identificar onde ele é gerado. Na prática, todo o resto é desperdício. E, em geral, os processos estão permeados por atividades desnecessárias.

Uma ferramenta valiosa nesse começo é o Mapeamento de Fluxo de Valor, também conhecido como VSM. Ele funciona como uma ferramenta de diagnósticos, conferindo uma visão do todo, do que agrega valor e do que é desperdício, e será a base para discussão do novo processo e das oportunidades de melhoria. É muito comum que os colaboradores conheçam somente a parte do processo sob sua responsabilidade, e não o todo, e isso normalmente gera muitos problemas.

Aplicar o VSM é algo fundamental e que não deve ser negligenciado. Como os fluxos de processo envolvem informações, e não materiais, pode ser difícil visualizá-los, especialmente quando comparamos a processos industriais. O VSM irá gerar uma representação gráfica dos processos, de forma que estes tornem-se visíveis.

Uma vez que os desperdícios tenham sido identificados, não existe razão para mantê-los. Os processos precisam ser repensados de forma que somente as atividades que agregam valor permaneçam. Sua operação irá atender o cliente de maneira muito mais eficiente ao realizar essas mudanças.

Padronize os novos fluxos de trabalho

Agora que a sua empresa aplicou o VSM para definir o valor e eliminar todos os desperdícios identificados, uma série mudanças nos processos deverá ter sido gerada. É o momento de padronizar as novas práticas de modo que essa melhoria geral no seu desempenho permaneça. E isso é feito por meio da revisão de procedimentos dentro dos escritórios.

Também é importante contar com os sistemas informatizados das empresas (ERPs) como forma de garantir o cumprimento dos novos padrões de trabalhos estabelecidos. Os ERPs, ajustados a esses novos requisitos, ajudam a padronizar os processos. CLIQUE AQUI e saiba mais sobre o uso dos sistemas ERP aliado a processos.

É essencial, nesse sentido, capacitar seus colaboradores não só verbalmente, mas por meio de treinamentos, palestras e reuniões. Dessa forma, você consegue reforçar a mudança desejada e estabelecer definitivamente as novas práticas dentro do negócio.

Estimule a melhoria contínua dentro do negócio

Você conhece o método Kaizen, outra importante ferramenta da filosofia Lean? Sua premissa básica é a seguinte: “melhorar sempre, de maneira contínua e incremental”.

Seguindo essa lógica, o ciclo de melhoria contínua dos seus processos não para nessa etapa. Após serem efetuadas várias melhorias fornecidas pela aplicação do Lean Office, a busca da alta performance deve continuar — sendo definitivamente agregada à cultura da sua empresa.

Aliás, a própria metodologia Kaizen oferece meios para garantir essa melhoria continuada, pregando a constância na adoção de boas práticas e procedimentos sustentáveis. O método é aplicado nas empresas por meio de uma atividade de melhoria dirigida, também conhecido como Evento Kaizen.

Bom, como pudemos ver até aqui, o Lean Office é a maneira mais completa de agregar todas essas ferramentas e aumentar a produtividade com a eliminação de desperdícios nos processos administrativos da sua empresa.

Entre em contato. CLIQUE AQUI para falar com um consultor especialista e entender como podemos suportar sua empresa a aplicar o Lean Office.

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Fábio Alves

Fábio Alves

Sócio-Diretor da Kimia. Engenheiro de Produção com MBA em gestão de negócios. Tem mais de 15 anos de experiência implementando Lean no Brasil, México, Argentina, Suécia, Suíça, Espanha e França.



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