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Gestão visual de processos: entenda sua importância para a indústria

Por Guilherme Sandrini em 23/09/2019

No dia a dia das empresas, o processo de tomada de decisão precisa ser rápido e eficiente para que seja possível manter a competitividade no mercado. Isso pode ser um grande desafio, considerando que as operações produtivas possuem alta complexidade e é fácil se perder em meio a grande disponibilidade de informações.

Ao mesmo tempo, todas as decisões precisam ser fundamentadas em dados, para que qualquer ação proposta seja embasada. Não existe espaço para “achismos” ou mesmo feeling. Diante da necessidade de tanto dinamismo, como gerenciar as informações?

A gestão visual de processos nos ajuda a vencer esse dilema de uma maneira simples e bastante prática, garantindo um bom gerenciamento da rotina e engajamento das equipes. Vamos analisar mais sobre esse tema no artigo a seguir!

O que é e quais são os benefícios do uso da gestão visual nas empresas?

A gestão visual de processos é uma técnica bastante utilizado pelo lean que propõe deixar a informação visualmente exposta com a utilização de painéis, quadros, cronogramas, cartões, gráficos, luzes indicativas, fichas que facilitam a visualização e a compreensão do fluxo de tarefas. Em algumas fábricas, paradas de máquinas ou de linhas de produção também podem ser detectadas com sinais sonoros.

Em meio ao “mar de informações” disponíveis nas operações, a gestão visual de processos serve para destacar alguma informação para facilitar sua visualização, compreensão e, mais importante de tudo, a correção de um desvio tão logo ele seja percebido. Sim, apurar rapidamente um resultado e deixá-lo disponível não servirá de nada se não forem realizadas ações corretivas caso o resultado esteja fora do previsto.

Muitos são os benefícios proporcionados pela aplicação da gestão visual:

  • diminuição nos lapsos e nos equívocos relacionados à comunicação, já que a transmissão das informações acontece de forma visual e, portanto, mais dinâmica;
  • motivação na cooperação entre a equipe de trabalho, pois cada funcionário pode visualizar as atividades que os outros estão efetivando;
  • redução do retrabalho por causa do desconhecimento de informações, pois elas ficarão mais visíveis para todos os funcionários;
  • reconhecimento de anormalidades, pois a detecção de anomalias e vulnerabilidades torna-se mais ágil e eficaz (pode-se utilizar cores e gráficos para tornar os desvios mais evidentes, uma vez que se estabelece uma ‘faixa de normalidade’ ou resultados esperados);
  • facilidade na hora de priorizar tarefas e itens;
  • identificação mais precisa de quem cometeu o desvio e será responsável por corrigi-lo;
  • motivação ao planejamento e ao controle dos processos.

Como utilizar a gestão visual de processos para fazer a diferença no dia a dia da operação?

Para usar a gestão visual de processos de forma diferenciada é importante que os problemas fiquem evidentes. Quanto mais claros eles estiverem, melhor será para todos.

A atualização frequente das informações e do resultado entregue (por hora, por turno, por dia ou mesmo em tempo real) garante que as ações não serão influenciadas por dados ultrapassados, e nos dá a condição para ter processos produtivos bem monitorados.

Quais informações devem ser acompanhadas e gerenciadas visualmente? A resposta é: depende. Cada operação tem suas particularidades, de forma que não dá para fornecer uma receita pronta. Entretanto, cada processo tem seus pontos críticos, características que precisam ser garantidas para que um bom resultado seja alcançado. Essas são as características a serem monitoradas continuamente.

Assim, a gestão visual de processos reforça um aspecto importante do lean (e também do seis sigma): controlando bem as entradas de um processo, obtém-se um resultado estável e até previsível. Assim, uma boa sugestão é consultar os procedimentos e padronizações existentes, já que tudo que precisa ser garantido em cada processo precisa estar documentado em um padrão. Em seguida, basta definir a maneira correta para monitorar usando a gestão visual e definir quem será previamente designado para resolver qualquer desvio detectado.

Como as ferramentas do Lean utilizam a gestão visual?

Algumas ferramentas do Lean usam a gestão visual de processos como um apoio para seu correto funcionamento. Veja alguns exemplos.

5S

Sua finalidade é despertar o discernimento quanto à utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina. O 5S pode apontar, com a ajuda da gestão visual, a presença de materiais em excesso em uma área ou a ausência de algum material importante.

Sistema Kanban

Representado por cartões dispostos em um quadro e cores indicativas, o Kanban ajuda os funcionários a decidirem sobre os produtos que precisam ser produzidos de maneira prioritária, garantindo um bom atendimento às necessidades dos clientes e evitando a geração de estoques desnecessários, tudo isso de maneira visual.

Sistema TPM

O TPM (Manutenção Produtiva Total) usa a gestão visual ao realizar as atividades de etiquetagem para identificar algum problema em potencial nas máquinas e equipamentos, fixando-as no próprio local onde está o problema. Essa medida indica que a máquina demanda reparos, assim como o tempo de permanência das etiquetas evidencia se os problemas estão sendo resolvidos rapidamente ou não.

Além disso, padrões de limpeza e inspeção das máquinas também podem ficar visíveis em quadros ou na própria máquina, sendo possível verificar se estão sendo cumpridos ou não.

Como foi possível entender, a gestão visual de processos favorece uma gestão mais dinâmica e direciona as ações para correção dos desvios e falhas no chão de fábrica. É uma excelente ferramenta para empresas que buscam estabilidade em seus processos produtivos, ganhando assim em competitividade.

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Guilherme Sandrini

Guilherme Sandrini

Sócio da Kimia. Engenheiro e mestre em Engenharia de Produção. Certificado PMP - Project Management Professional. Atua em melhoria contínua desde 2004.



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