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Entenda como um Programa 5S pode te ajudar e como implementá-lo em sua empresa

Por Guilherme Sandrini em 04/11/2019

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programa 5s

Dentre as técnicas de melhoria utilizadas pelas empresas, o Programa 5S é, provavelmente, a que apresenta os conceitos mais simples. Entretanto, sua implementação frequentemente não é realizada de maneira efetiva. São comuns os casos de implantações mal sucedidas nas empresas, ou de implementações que entregam resultados no curto prazo, porém estes não se sustentam.

Pensando nisso, preparamos um post especial para que você entenda os principais conceitos, suas vantagens e saiba como implementá-lo de maneira definitiva. Boa leitura!

O que é o Programa 5S?

O 5S é uma ferramenta utilizada dentro da metodologia Lean, cujo foco é a eliminação de desperdícios dentro dos processos produtivos. Sua principal proposta é a de proporcionar uma melhor organização dos recursos e do ambiente de trabalho, e isso acaba contribuindo para a própria eliminação de desperdícios. Uma iniciativa estruturada para implantá-lo em uma empresa é frequentemente chamada de “Programa 5S”.

Como veremos mais adiante, um “Programa 5S” não visa somente deixar o ambiente de trabalho ‘bonito’, ele gera impactos concretos e positivos no resultado da empresa.

Quais os 5 sensos de um Programa 5S?

Inicialmente, vamos entender o que é o Programa 5S através da explicação das 5 palavras (sensos ou simplesmente os “S”s) que tem origem em termos japoneses. Continue a leitura para entender cada um.

Seiri ou Senso de Utilização

O significado do primeiro termo é “Uso”. O Seiri tem como proposta definir o que é realmente necessário em cada posto de trabalho e diferenciar esses recursos do que não é absolutamente necessário. Dessa forma, a avaliação deve ser a mais completa possível.

Isso porque todo tipo de recurso envolvido nas rotinas de trabalho devem ser mapeados: máquinas, materiais, matérias-primas, ferramentas, entre outros. Por meio desse levantamento, será mais fácil avaliar o que deve ser mantido em cada posto de trabalho e o que pode ser descartado ou destinado à outra área.

A imagem a seguir mostra os critérios normalmente utilizados para descartar os materiais. Descartar não significa ‘jogar fora’, mas que os materiais poderão ficar disponíveis para outras áreas antes que estes seja considerados ‘sucata’. Esses critérios devem ser definidos e comunicados previamente às equipes.

Programa 5S - Critérios de Descarte

A lógica básica é: não faz sentido se preocupar em organizar materiais e recursos que acabam não sendo necessários. Também evitamos assim a falta de espaço. Então, antes de organizar, removemos o que é desnecessário. Para isso definimos previamente uma “área de descarte”, onde os materiais não necessários serão armazenados para posterior avaliação (podem ser vendidos, podem ser sucata ou destinados a outras áreas).

A imagem abaixo exemplifica uma área de descarte. Note que todos os materiais estão identificados e catalogados. Esse controle é necessário para que se saiba quais materiais estão sendo descartados, e para que haja informação de número de ativo fixo caso algum esteja sendo considerado sucata ou transferido para outro centro de custo da empresa. Mais adiante, nesse texto, daremos mais detalhes sobre o processo de implantação de um Programa 5S.

Programa 5S - Área de descarte

Seiton ou Senso de Organização

Já esse segundo termo se refere a organização do ambiente de trabalho. Com base no que foi avaliado no primeiro senso, deve-se definir um local adequado para os materiais ou ferramentas utilizados em cada posto de trabalho. Dessa forma, será mais fácil achar o que se está procurando, sem perder o tempo que poderia ser destinado a outras tarefas.

A lógica básica é manter os materiais de uso mais frequente próximos ao posto de trabalho. Materiais de uso esporádico ou que são compartilhados com outros postos de trabalho podem ser armazenados em locais mais distantes.

Programa 5S - Senso de Organização

É importante destacar que uma boa aplicação do senso de organização impacta diretamente na produtividade dos processos produtivos, uma vez que desperdícios com a movimentação do operador e o próprio tempo perdido procurando algo podem ser drasticamente reduzidos.

O senso de organização tem uma máxima bastante conhecida, e muito didática, que é: “um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar”.

Seiso ou Senso de Limpeza

Como o próprio nome sugere, esse termo tem como função primordial descobrir os motivos que causam “sujeiras” no ambiente de trabalho e corrigir essas deficiências. Para isso, é essencial investigar as falhas e fornecer soluções preventivas para eliminá-las. Melhor que limpar é não sujar.

Ambientes de trabalho limpos geram menos estresse aos colaboradores envolvidos, estimulando as equipes a executarem as tarefas sem distrações. Mas o senso de limpeza não se refere apenas à sujeira que podem ser detectada visual e rapidamente: ele combate, também, acúmulo de resíduos em um determinados locais não aparentes, como o interior de máquinas e equipamentos que, operando nestas condições, apresentam deterioração forçada e redução de sua vida útil.

Esse ponto é importante em implantações do TPM (Manutenção Produtiva Total), especialmente no Pilar “Manutenção Autônoma” (CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS).

A imagem abaixo mostra um exemplo da aplicação do senso de limpeza.

Programa 5S - Senso de limpeza

Importante destacar também que a limpeza não é um objetivo em si mesma. Ambientes limpos e organizados permitem que desvios (falhas ou desperdícios) sejam mais facilmente percebidos e eliminados.

Seiketsu ou Senso de Padronização

O propósito do Seiketsu é garantir que todas as atividades operacionais de um determinado processo ou setor estejam devidamente padronizadas, com os colaboradores trabalhando para um objetivo comum e tangível. Isso também é válido para as práticas necessárias para manter a organização do local de trabalho.

Além disso, ele também visa assegurar as condições propícias para que os colaboradores possam realizar suas tarefas de forma segura e adequada, sempre respeitando as normas de qualidade e produtividade da empresa, bem como demais diretrizes.

Realizar padronizações é um ponto crítico e indispensável. Sem padronização, todas as melhorias implantadas com o objetivo de organizar o ambiente de trabalho tornam-se instáveis e ao longo do tempo podem se perder. Se a nova organização não estiver documentada e registrada, corre-se o risco de todo o Programa 5S de uma área ser uma simples “faxina”.

Um recurso simples, mas poderoso, é a prática da identificação dos locais definidos para cada material, deixando evidente qual o padrão de organização estabelecido. Esse é um recurso que deve ser utilizado de maneira bastante agressiva. Se algum padrão não estiver sendo seguido, isso deverá ser evidente para toda a equipe e rapidamente percebido.

A padronização também é um recurso que suporta a rápida tomada de decisão e detecção de desvios, que é o principal benefício da aplicação do Shop Floor Management (CLIQUE AQUI PARA SABER MAIS).

A imagem a seguir fornece exemplos de padronização, seja através da mesa com os espaços definidos para cada ferramenta, seja com a identificação de cada material.

Programa 5S - Senso de Padronização

 

Shitsuke ou Senso de Disciplina

O principal objetivo desse último senso é fazer com que os colaboradores assimilem as mudanças introduzidas como parte da implementação dos outros sensos. Isso porque é fácil executar as atividades uma única vez, mas é necessário transformar o conhecimento adquirido em práticas duradouras.

Esse é um trabalho que envolve comunicação, conscientização e treinamento da equipe. Mas para não ficarmos somente limitados a “conversa”, é fundamental realizar auditorias periódicas no ambiente de trabalho, sempre comparando a organização atual com os padrões estabelecidos. E claro, definir novas ações e responsáveis caso existam desvios.

Ouvir os envolvidos em cada processo e deixar que eles apresentem suas dificuldades e propostas de melhoria para a organização do ambiente é uma parte importante do processo de conscientização da equipe.

Como um bom Programa 5S impacta a produtividade de sua empresa?

Como dito anteriormente, um Programa 5S bem implementado gera impacto positivo na produtividade de qualquer empresa. E isso pode ser traduzido em menores custos. Também é fácil prever o impacto positivo que uma melhor organização trará. Basta que você, em sua empresa, se lembre de casos de erros ou falhas operacionais que tiveram a desorganização como uma das causas, ou de acidentes e afastamentos que ocorreram em ambientes desorganizados.

Para deixar isso bem claro, clique no banner a seguir e assista ao webinar com um caso real de implantação do Programa 5S que entregou ganhos significativos de produtividade, redução de espaço e proporcionou redução no tempo de atendimento ao cliente. A primeira parte do conteúdo apresenta os 5 Sensos de maneira bastante objetiva, e a segunda parte detalha o caso realizado. Clique, acesse e assista agora.

Webinar Programa 5S - Caso Real

Além disso, o 5S é uma excelente maneira de trabalhar a cultura organizacional, uma vez que inclui definição e cumprimento de padrões, incentiva a disciplina da equipe em cumprir os acordos existentes e a ser pouco tolerante em relação aos desvios e falhas reais ou potenciais. E é uma excelente maneira de fortalecer o trabalho e o espírito de equipe, já que deve envolver a todos.

Quando pensamos na Metodologia Lean como um todo e sua aplicação, diz-se que o 5S está na base de um programa de melhoria contínua. Para alguns, o 5S é um pré-requisito. Sem ele, nem o ambiente nem as pessoas estarão prontas para aplicar com sucesso mudanças que proporcionem ganhos de qualidade e produtividade.

Como implementar o Programa 5S?

Agora, vamos conhecer algumas etapas importantes para que o 5S seja implantado em sua empresa.

Escolha um departamento para iniciar

O 5S, como vimos, aloca melhor os recursos e combate os desperdícios. Por esse motivo, é fundamental que ele seja aplicado em setor crítico da empresa, nos quais os resultados serão visíveis já no curto prazo. Deve-se considerar que se em uma área piloto, com suas particularidades, foi possível implementar o 5S (por exemplo, devido a geração de sujeira e resíduos existentes), será possível implementá-lo em toda a empresa.

Uma área piloto também deixa claro para os responsáveis pelo programa qual a estrutura de apoio necessária (utilidades, por exemplo) para implantar o programa.

Busque sempre documentar a situação da área antes de iniciar a implantação. Normalmente, a melhor maneira é através de fotos e vídeos. Certamente, haverá uma mudança visível a todos, de forma que haverão poucos questionamentos quanto ao benefício da mudança realizada. Isso ajudará a ‘vender a ideia’ internamente para toda a empresa.

O vídeo a seguir fornece mais detalhes sobre a estruturação do programa, as definições a serem tomadas e o envolvimento das pessoas. Clique na imagem para assistir.

Esse vídeo é parte de uma das aulas do treinamento EAD de “Implantação do 5S” da Kimia Consultoria. Você pode assisti-lo na íntegra, clique aqui para conhecer nossa plataforma EAD.

Planeje a implantação do Programa 5S

Estabeleça metas de implantação para cada área e para a empresa como um todo. Isso é chamado de plano mestre (ou masterplan) em algumas empresas. Da maneira simples, trata-se de um cronograma de implantação do Programa 5S. Como toda iniciativa de mudança em uma empresa, ela precisa ser bem planejada.

Usualmente, realiza-se o chamado “dia da grande limpeza”, que envolve a aplicação dos 3 primeiros sensos de uma só vez, em ritmo de kaizen (muito intenso). Isso faz com que o impacto visual da mudança seja indiscutível, e também deixa claro para os envolvidos a diferença em se trabalhar em um ambiente organizado. O comparativo “antes” e “depois” torna-se muito evidente, de forma que ninguém prefira trabalhar como se trabalhava antes da mudança.

Realizado o “dia da grande limpeza”, deve-se focar na padronização, treinamento e auditoria das áreas, de forma que a mudança implementada seja estabilizada.

A implantação não precisa prosseguir muito rapidamente para outras áreas. Mais importante de tudo é que ela seja consistente, sem dar “passos atrás”. O 5S possui conceitos bastante simples, porém em nossa experiência visitando várias empresas mostra que é fácil o programa perder força e a organização obtida ser perdida, seja porque a implantação foi muito rápida, seja porque faltou apoio das áreas de suporte.

Dessa forma, é preferível manter a credibilidade do programa, e não a rapidez de implantação.

Estabeleça equipes multidisciplinares

Defina equipes multidisciplinares para apoiar o processo de implantação e, mais importante, estabeleça quais áreas são de responsabilidade de cada equipe. As equipes operacionais devem ser apoiadas pelas áreas de suporte e não somente cobradas.

Áreas de apoio podem, e devem, realizar auditorias sempre com um objetivo educativo e de diagnóstico, nunca para punir os responsáveis. Valem sempre os 3 princípios para quem vai ao gemba: vá ver, pergunte porquê, demonstre respeito.

Registre e apresente os resultados obtidos

Como forma de registro e de motivar as equipes, documente a evolução da implantação em cada área e o impacto da mudança. E nesse caso, utilizar fotos no estilo “antes” e “depois” é uma boa maneira. Normalmente, a transformação conseguida surpreende e vale a pena ser formalmente apresentada.

Por fim, reconheça as equipes pelo empenho e pelos resultados. Celebrar é importante. Algumas empresas realizam uma competição entre as áreas. Pode existir um “troféu” rotativo, que fica em posse da área de melhor desempenho na última avaliação. Conforme a cultura de cada empresa, procure sempre enaltecer e dar credibilidade ao Programa 5S, estimulando sempre as equipes a participarem.

Implantar um Programa 5S traz benefícios para sua empresa, trabalha a cultura da organização e reforça o programa de melhoria contínua sem grandes investimentos. Vale a pena aplicá-lo.

CLIQUE AQUI e entre em contato com nossa equipe de consultores. Saiba como podemos guiar sua empresa na implantação efetiva do 5S.

Se preferir saber mais sobre o 5S, a Kimia disponibiliza um sua plataforma EAD um treinamento completo sobre o Programa 5S, com foco na implementação. CLIQUE AQUI E ACESSE AGORA.

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Guilherme Sandrini

Guilherme Sandrini

Sócio da Kimia. Engenheiro e mestre em Engenharia de Produção. Certificado PMP - Project Management Professional. Atua em melhoria contínua desde 2004.



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