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Como elaborar um POP (procedimento operacional padrão) para indústrias? Veja aqui!

Por Fábio Alves em 30/09/2019

POP é a sigla para Procedimento Operacional Padrão. Trata-se de um documento que registra de forma detalhada como um processo deve ser realizado, incluindo a sequência de atividades, os materiais usados, os requisitos de qualidade a serem observados e verificados, os responsáveis por cada etapa e outras informações importantes para que as atividades sejam efetuadas dentro dos padrões exigidos.

O POP é uma ferramenta importante para ajustar a operação à demanda e requisitos dos clientes. Ajuda a solucionar problemas, inclusive relacionados a desperdícios, além de melhorar as condições de segurança e de ergonomia no ambiente de trabalho.

Que tal saber mais a respeito? Veja no texto a seguir como elaborar um POP para indústrias!

A importância da padronização

A padronização permite que as atividades diárias sejam sempre realizadas da mesma forma, conforme um padrão, reduzindo as possibilidades de erros e desvios. O POP também é a solução para diferentes situações, como a ausência de um funcionário e a necessidade de substituí-lo de última hora: o outro profissional não terá dificuldades em efetuar a atividade conforme o planejado porque existe um registro de tudo o que deve ser feito.

A padronização também facilita a vida das equipes. Um padrão bem elaborado contribui para um trabalho mais ágil e produtivo. Quando não existe padronização, as boas mudanças duram pouco tempo, os resultados fogem ao controle e os ganhos obtidos não são mantidos. Enfim, o impacto sobre a indústria é negativo.

Importante destacar que um padrão nunca pode ser visto como o limite do processo, de forma que não possa constantemente desafiado e melhorado. O padrão de hoje é a base para a melhoria de amanhã. Os POPs podem ser revisados com foco em definir novos processos, melhores que os atuais. Importante, para isso, é que sejam estabelecidas bases de comparação do desempenho entre eles.

Os elementos que formam um POP

Para elaborar um POP, é importante conhecer os elementos que o compõem, como:

  • O nome do procedimento;
  • O local (processos) de aplicação;
  • Os responsáveis pela atividade, apresentados por cargo e não por nome;
  • Os materiais necessários na atividade;
  • Os documentos de referência, como manuais, normas de segurança, padrões de qualidade e outras coisas;
  • Os detalhes das atividades, envolvendo a sequência de realização;
  • Desenhos, imagens ou ilustrações para explicar atividades de complexidade;
  • A perspectiva de revisão, ou seja, o prazo para que o POP seja submetido a uma revisão e reformulado caso seja viável (recomenda-se que a revisão seja ao menos anual, ou sempre que um problema ou oportunidade de melhoria forem detectados).

Os passos para elaborar um POP

O passo inicial para elaborar um POP é envolver os responsáveis pelo processo a ser padronizado. Os envolvidos diretos possuem maior conhecimento das atividades e estão em condições de identificar particularidades e sua adequação. A elaboração da POP não deve ser realizada por um especialista sozinho. Seguindo uma prática do Lean, a melhor maneira é deixar os envolvidos diretos no processo elaborarem, sob a orientação de especialistas das áreas de qualidade, processos, engenharia, etc. Várias áreas da empresa devem ser responsáveis por validar cada POP redigido.

Deve-se descrever detalhadamente as atividades, incluindo o tempo necessário à sua realização. Use um formulário para coleta do tempo. Faça uma cronometragem das atividades, filmando o processo se julgar mais produtivo.

As etapas mais importantes devem ser destacadas e escritas, ou seja, aquelas que se não forem feitas corretamente irão um resultado final aquém do esperado em termos de qualidade, produtividade, segurança, etc. Use recurso visuais como esquemas ou fotos para ilustrar o POP com imagens reais. Esses elementos visuais também contribuem para explicar melhor cada atividade.

Após ser escrito, reproduzir o processo segundo o POP gerado é uma forma de conferir sua eficácia. Melhor ainda se, durante essa validação, envolvermos operadores que não conhecem as atividades descritas. Se o POP tiver sido bem feito, operadores ‘novatos’ deverão ser capazes de realizar as atividades garantindo todos os requisitos necessários, servindo como um ferramenta de treinamento.

A imagem abaixo apresenta o exemplo de um POP para a realização de um setup de máquina (impressora). São apresentadas a sequência de atividades, materiais necessários, verificações e várias ilustrações para deixar o POP mais fácil de ser entendido.

A implementação do Procedimento Operacional Padrão

Para uma implementação eficaz do POP na indústria, é preciso capacitar os colaboradores, deixando claro que impacto a aplicação da ferramenta dará ao processo produtivo, garantindo maior qualidade e um melhor atendimento aos clientes. À medida que as pessoas forem utilizando o POP, vale a pena fazer auditorias para confirmar se os procedimentos estão sendo realmente cumpridos ou se está ocorrendo algum problema.

Elaborar um POP contribui para aumentar o potencial competitivo da indústria, garantindo maior produtividade e, especialmente, estabilidade a todo o processo.

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Fábio Alves

Fábio Alves

Sócio-Diretor da Kimia. Engenheiro de Produção com MBA em gestão de negócios. Tem mais de 15 anos de experiência implementando Lean no Brasil, México, Argentina, Suécia, Suíça, Espanha e França.



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