Ciclo PDCA: saiba por que a sua empresa precisa utilizar
No ambiente das empresas e organizações, sempre que surge um problema, as equipes buscam atacá-lo de forma imediata. A mentalidade é de que “algo precisa ser feito”. Soluções de curto prazo permitem que a operação continue, mas não são suficientes para resolver o problema de maneira definitiva, de forma que esse se torna recorrente. Na prática, a atuação acaba sendo direcionada para ‘apagar os incêndios’, sem nenhuma atuação de maneira preventiva.
Mas existe uma abordagem alternativa a isso, que consiste na aplicação do Ciclo PDCA.
Para aqueles gestores que desejam que o seu negócio se torne uma referência no mercado, é indispensável adotar uma postura de análise das causas e combate efetivo aos problemas. Melhor ainda se essa abordagem envolver diversos colaboradores da sua equipe.
Assim, apresentaremos como o Ciclo PDCA viabiliza uma abordagem estruturada para alcançar essas melhorias para o seu negócio. Confira!
O que é o Ciclo PDCA e qual sua origem?
Como mencionado acima, o Ciclo PDCA é uma maneira estruturada para promover mudanças e a melhoria contínua nas empresas.
Tem origem na década de 1930, nos Estados Unidos, com base na teoria proposta pelo estatístico Walter Shewart (1891-1967). Posteriormente, o Ciclo PDCA foi amplamente difundido e utilizado no Japão pelo também estatístico William Deming (1900-1903), conhecido como um dos ‘gurus da qualidade’.
O PDCA é um termo bastante conhecido, mas pouco aplicado de maneira efetiva nas empresas. Seu nome é devido às iniciais de 4 palavras em inglês, que compõe suas etapas, a saber: planejamento (“Plan)”, fazer (“Do”), verificar (“Check”) e agir (“Act”).
Por ser aplicado de maneira repetitiva, um PDCA após o outro, é comumente chamado de Ciclo PDCA. Cada ciclo, uma vez que seja bem aplicado, proporciona a resolução de um problema de modo estrurado, já direcionando para a realização de um possível novo ciclo. Dessa maneira, também podemos associar sua aplicação recorrente a um processo de melhoria contínua, aprimorando produtos, processos e serviços de maneira sistemática
Podemos fazer a associação entre o Ciclo PDCA e um ‘método científico’ para a resolução de problemas. Após o estudo prévio de um problema, devem ser propostas hipóteses que expliquem a situação atual e que exista um indicativo de solução. Uma ‘predição’.
Essa abordagem é radicalmente diferente de uma abordagem de ‘tentativa e erro’. Na verdade, visamos uma abordagem de ‘tentativa e aprendizado’, de forma que a aplicação do Ciclo PDCA possa gerar conhecimento sobre o processo a ser melhorado.
Alguns autores e estudiosos consideram o Ciclo PDCA como a ‘ciência da melhoria’, estabelecendo padrões e um framework básico para a proposição de hipóteses e implementação de melhorias. O livro ‘The Improvement Guide‘, de Langley e outros autores mostrado a seguir, é um exemplo de obra de referência que posiciona o Ciclo PDCA como a ‘ciência da melhoria’, ao posicionar o Ciclo PDCA como um método para gerar conhecimento sobre os processos para poder melhorá-los.
Discutiremos alguns elementos desta obra mais adiante.
A lógica do Ciclo PDCA
Descreveremos agora a lógica do Ciclo PDCA. Como citado anteriormente, cada ciclo possui 4 etapas: planejamento (“Plan)”, fazer (“Do”), verificar (“Check”) e agir (“Act”). A imagem a seguir fornece uma visão geral e na sequência discutiremos cada uma das 4 etapas.
Devemos iniciar o Ciclo PDCA sempre pelo PLANEJAR (Plan). Antes de realizar qual ação, devemos especificar o objetivo de cada Ciclo PDCA, bem como o que queremos realizar. Qual o objetivo? Qual o processo a ser melhorado? Qual a meta? Quem são os envolvidos no processo e na melhoria a ser desenvolvida?
Para isso, devemos realizar um estudo inicial do processo em que queremos atuar. Isso é mais ou menos equivalente ao Mapa do Estado Atual que é desenhado quando realizamos um Mapeamento de Fluxo de Valor.
Ou seja, através da observação do processo e das possíveis falhas relacionadas, devemos definir quais as questões a serem respondidas, qual o ‘experimento’ a ser realizado e também quais as predições (resultado esperado para o experimento a ser realizado, assim como é feito em um experimento científico).
Então, esse experimento deve propor uma maneira do processo operar com maior eficiência e sem o problema que queremos resolver (ou com um impacto negativo reduzido em relação ao atual). Deve-se definir as ações necessárias para realizar o experimento proposto. E esse plano pode e deve ser discutido com a equipe envolvida no processo, bem como com a liderança.
A segunda etapa do Ciclo PDCA é o FAZER (Do). Nessa etapa, realizamos as ações propostas no experimento que foi planejado. Além das ações, é importante destacar que devemos realizar medições e a coleta de dados planejada anteriormente, de forma que posteriormente teremos informações para analisar o desempenho do processo operando sob novas condições e se a mudança proposta irá representar uma melhoria ou não.
Esse registro é fundamental, de forma que a tomada de decisão futura seja fundamentada em dados.
Realizado o experimento, iniciamos a terceira etapa do Ciclo PDCA que é VERIFICAR (Check). Essa etapa consiste na análise dos resultados do experimento realizado e dos dados coletados.
Como na etapa de Planejar fizemos predições sobre o qual seria o impacto no processo operando sob novas condições, nessa etapa devemos confirmar ou refutar as hipóteses estabelecidas inicialmente. O resultado foi conforme o esperado? O que ocorreu de maneira diferente do previsto? Quais os aprendizados obtidos com base no estudo do processo e a realização do experimento? O que os dados coletados permitem concluir?
É fundamental entender que, ao realizar essa verificação, estamos realizando duas coisas: gerando conhecimento sobre o processo (como afirmamos anteriormente quando mencionamos a ‘ciência da melhoria’), e também realizando a validação de uma melhoria através de um teste prático em pequena escala (e portanto, de baixo custo).
Iniciamos então a quarta e última etapa do Ciclo PDCA, que é AGIR (Act). Se os resultados forem positivos, a mudança testada e validada deverá ser implementada. O teste em pequena escala deverá ser ‘tomar corpo’ e o novo modo de operação deverá ser padronizado. Definimos então ações de implementação.
Do contrário, se os resultados forem negativos e a hipótese testada for refutada (negada), NÃO devemos implementar a mudança. Os resultados não aconteceram como previsto. Nesse caso, é interessante entender a causa desse ‘desvio’ em relação ao previsto, de forma que estejamos, da mesma maneira, gerando conhecimento sobre o processo.
Por fim, em ambos os casos (hipótese confirmada ou refutada), deve-se definir novas melhorias a serem avaliadas. Ou seja, um novo Ciclo PDCA pode ser realizado, com objetivo diferente do primeiro. O termo ‘ciclo’ é utilizado exatamente porque consideramos sua aplicação de maneira recorrente (repetitiva). Assim, já temos uma estrutura para tornar o processo de melhoria de forma contínua.
Os Princípios do Ciclo PDCA
Além das quatro etapas do Ciclo PDCA detalhadas na seção anterior, é importante destacar também alguns princípios e que devem ser seguidos quando promovemos melhorias.
Primeiro, é que PLANEJAR é provavelmente a etapa mais importante. Não é por acaso que é a primeira! Além do estudo inicial do processo, as ações para conduzir o plano deve estar totalmente definidas. E deve ser possível compartilhar esse planejamento e o experimento a ser realizado com a equipe envolvida (operacional, técnica e de gestão).
Mesmo que isso gere uma nova discussão sobre o plano a ser seguido, isso não é um problema. Pelo contrário, se isso permitir o aprimoramento do plano, as hipóteses serão melhor fundamentadas e o Ciclo PDCA como um todo ganhará em qualidade. Realizar uma alteração ainda na etapa de Planejamento é sempre melhor (e mais barato) do que em etapas posteriores,
Um outro princípio fundamental é não tomar medidas corretivas sem antes investigar o problema. Agir por impulso, sem pensar previamente, normalmente resultado em ações que não atacam a raiz do problema. E o problema normalmente permanece. Importante mencionar que contenções imediatas podem ser tomadas, mas a resolução definitiva dependerá de análises prévias.
Um terceiro princípio do Ciclo PDCA é fundamentar as decisões com base em dados coletados e analisados. Toda melhoria deve ser testada e validada em pequena escala, para então ser implementada. Se o Ciclo PDCA é a ‘ciência da melhoria’, não devemos tomar decisões ‘apaixonadas’ ou apenas com base em nossas convicções.
A decisão por uma implementação deve ser fundamentada nos resultados, e portanto, tomada por consenso pela equipe envolvida (deve ser fácil de decidir). Se não existir consenso, muito provavelmente o experimento não foi eficiente para confirmar ou refutar a hipótese de melhoria. Provalmente precisamos de um novo Ciclo PDCA para dar clareza quanto ao que implementar.
Por fim, um quarto princípio diz respeito à postura dos líderes em uma empresa. Normalmente, quando um problema ocorre, exige-se rapidez nas ações. Mas o mais correto seria exigir que uma análise prévia seja realizada, antes de ações imediatas. E quase sempre é o contrário, exige-se rapidez e não profundidade nas análises. Aqui existe uma mudança de paradigma que precisa ser conduzida pela liderança para que o Ciclo PDCA seja corretamente aplicado.
O Ciclo PDCA e a ‘ciência da melhoria’
Como já está bastante claro, toda melhoria exige uma mudança, testada e validada. E a ‘ciência da melhoria’ do Ciclo PDCA é baseada em mudanças.
Considerando alguns elementos do livro ‘The Improvement Guide’ mostrado anteriormente, faremos nessa seção alguns destaques extraídos do livro.
Primeiro, que mudanças podem ter 3 objetivos principais:
- Eliminar problemas de qualidade;
- Reduzir custos mantendo a mesma qualidade;
- E ampliar ou superar as expectativas de atendimento do cliente.
Esses 3 objetivos fornecem bons exemplos e evidenciam de maneira muita ampla o potencial de aplicação do Ciclo PDCA. Basta planejar cada ciclo tendo estes objetivos em mente.
Outra destaque para suportar o planejamento necessário, é que os autores definem 3 questões fundamentais para direcionar este planejamento. São questões simples mas que, uma vez respondidas, dão clareza ao Ciclo PDCA. São elas:
- O que estamos tentando realizar?
- Quais mudanças podemos realizar para resultar em uma melhoria?
- Como saberemos que uma mudança é uma melhoria?
Considerando a terceira pergunta, fica evidente que o uso de indicadores de processo é fundamental para comprovar uma melhoria ou não. Isso garante que a aplicação do Ciclo PDCA seja estruturada. Sem indicadores impactados, sem melhoria.
Conclusão
Apresentamos nesse conteúdo os principais elementos do Ciclo PDCA que, como evidenciado, promove um processo estruturado de melhoria contínua. São requisitos a existência de planejamento prévio, uso de indicadores, predições e resultados previstos, e a validação dos resultados com base em dados reais, não com base em nossas convicções.
Ainda que exista uma estrutura, esta é ao mesmo tempo simples e robusta. De fácil uso e ao mesmo tempo de alto impacto. Uma abordagem excelente para equipes não tão experientes iniciarem a prática da melhoria contínua.
Como a Kimia aplica o PDCA?
Normalmente, utilizamos duas dinâmicas de melhoria. Os Eventos Kaizen ou Projetos A3 (clique em cada link para saber mais).
Os dois modelos tem incorporado um Ciclo PDCA, cumprindo as 4 etapas descritas neste conteúdo.
São estratégias diferentes, para situações diferentes, mas ambas buscam formar uma hipótese que deve ser validada com base nos dados obtidos através de um experimento prático de melhoria do processo.
