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Como o pensamento A3 revoluciona a maneira de resolver problemas

Por Guilherme Sandrini em 19/03/2019

Hoje, o sucesso de uma empresa depende tanto de uma boa gestão, com processos otimizados e capazes de gerar um crescimento sustentável, quanto da qualidade dos produtos e serviços que ela entrega aos seus clientes.

Nesse contexto, diversos métodos vêm surgindo com o principal objetivo de solucionar problemas e evitar a sua recorrência, do modo mais simples e consistente possível — em especial, por meio da melhoria de processos, e o pensamento A3 é um deles. Isso porque gerar mais valor para o cliente contando com menos recursos tornou-se o segredo de uma operação bem-sucedida.

Assim como outras ferramentas da filosofia lean, o pensamento A3 ganhou força porque combina o gerenciamento estratégico com a solução de problemas. Quer saber como? Para entender melhor o que ele é, como ele funciona e de que modo se pode aplicá-lo na empresa, basta continuar lendo!

O que é o pensamento A3?

O nome “A3” tem origem no tamanho da folha de papel (297 x 420 mm). Na época em que começou a ser utilizado na Toyota, esse era o maior tamanho de papel que podia ser enviado via fax.

Com o passar do tempo e o desenvolvimento tecnológico, a limitação do formato do papel deixou de existir, mas, mesmo assim, ele continuou sendo utilizado.

Em primeiro lugar, um A3 é muito mais do que um template ou formulário a ser preenchido nesse formato. Ele é um modo diferenciado de raciocínio, que reúne o entendimento das causas de um problema e a maneira como ele deve ser resolvido de modo definitivo. Não envolve somente análise, mas, sobretudo, implementação.

Uma das partes mais difíceis e importantes desse raciocínio diz respeito à forma como o problema é descrito, já que ele precisa gerar consenso entre as pessoas envolvidas. A descrição é realizada por escrito, podendo ser complementada com dados quantitativos (medições).

Como ele revoluciona a solução de problemas?

Agora que o conceito já foi devidamente apresentado, conheceremos as vantagens específicas dessa ferramenta da filosofia lean.

Concisão

O pensamento A3 deve reunir de modo muito conciso, em uma única página, todas as informações necessárias e relevantes para o entendimento de um problema. E isso é um desafio e um grande exercício mental.

Se existe pouco espaço para se descrever a situação, é necessário ser preciso na produção do conteúdo do A3. O que exige um entendimento profundo da situação analisada.

Plano de ação para implementação

Como dissemos, não se trata somente de uma ferramenta de análise, mas de implementação. As equipes precisam associar as mudanças propostas a um indicador de desempenho, que deverá ser impactado e monitorado.

Já as causas detectadas (por meio de uma análise “5 porquês” ou diagramas de “espinha de peixe”) deverão ser eliminadas, de forma que as ações existentes em um plano de ação estejam diretamente relacionadas às causas existentes.

Relação entre causa e efeito

O relacionamento entre a descrição do problema, suas causas e a maneira como elas devem ser resolvidas ajuda a construir consenso, de forma que a lógica entre eles seja evidente. Portanto, a solução pensada é estruturada.

Por outro lado, quando não existe consenso, o A3 mostra-se igualmente útil, pois ele força a equipe a refletir mais a respeito de um problema e suas causas, já que algo importante pode não estar sendo considerado.

Indução ao pensamento lógico

Além disso, o A3 induz ao pensamento puramente lógico. Com a sua implementação, as pessoas passam a questionar e investigar melhor os problemas encontrados e entender os reais motivos por trás deles.

Esse tipo de atitude contribui para que as melhores ações sejam propostas, desenvolvendo um ciclo completo de enfrentamento às falhas e deficiências nos processos.

Dessa forma, com a introdução do A3 nas empresas, os colaboradores passam a estruturar melhor as maneiras com quais resolvem os problemas.

Isso leva a ações mais efetivas: em vez de simplesmente aceitar uma solução fácil (e incompleta) para lidar com determinada situação, as equipes agem de modo a resolver as pendências de forma permanente.

Ferramenta de aprendizagem

Por fim, o pensamento A3 é uma ferramenta direta de aprendizagem. Ao utilizarem o A3, os profissionais ampliam o entendimento antes de iniciar qualquer ação efetiva.

Desse modo, elas investigam o problema em sua totalidade, visitam os processos no local em que ocorrem (gemba), analisando dados e propondo testes em conjunto com os outros colaboradores.

Todo esse reforço é recompensador. O profissional que executa o A3 adquire muito mais conhecimento destinado a produzir resultados em comparação a alguém que parte para soluções imediatas, que servem apenas como paliativo e não enfrentam o problema como um todo.

CLIQUE AQUI para ter acesso a 5 exemplos reais de projetos A3 desenvolvidos com o suporte da Kimia Consultoria. O link acima também disponibiliza um template para você iniciar um A3 imediatamente.

Como aplicar o pensamento A3?

De fato, os primeiros modelos A3 que uma equipe desenvolve normalmente são os mais difíceis. Isso é natural, já que a ferramenta ainda não é totalmente entendida. Porém, com a prática, o raciocínio fica mais afinado e eles passam a ser criados com mais naturalidade. As equipes também entendem que o objetivo é perseguir as causas e não apontar os responsáveis por um desempenho ruim, algo que exige alguma maturidade.

Ele deve ser desenvolvido em uma folha de papel tamanho A3 (297 x 420 mm) em que, do lado esquerdo, se identifica e descreve o problema, enquanto do lado direito é definida uma situação-alvo, bem como as medidas a serem tomadas para que ela seja alcançada (plano de ação) e o acompanhamento do indicador a ser impactado.

Um ponto-chave do desenvolvimento de um A3 é a elaboração do plano de ação. Devem ser planejadas entregas frequentes, preferencialmente semanais, e sempre relacionadas às causas raiz.

Isso fará com que o projeto deslanche, permitindo um bom controle dos prazos e que atrasos sejam rapidamente percebidos. Também motivará a equipe, que entrega após entrega aumentará o seu nível de compromisso.

Quando desenvolver um A3

Para entender quando desenvolver um A3 para a resolução efetiva de uma determinada situação temos que entender qual o tipo de situação que enfrentaremos. Podemos dividir esses problemas em três tipos:

  • o primeiro ocorre quando não há um padrão claro de trabalho para realizar um processo, de forma que este precisa ser criado; a principal entrega do A3 é estabelecer um novo processo;
  • o segundo tem a ver com desvios no desempenho das operações, como problemas de qualidade ou baixa produtividade. O processos precisam ser repensados, entregando um maior nível de robustez do resultado;
  • o último problema pode ser “criado” pela empresa para, por exemplo, criar as condições para que a empresa aumente seu faturamento, revendo as operações atuais; nesse caso, o A3 serve como uma alavanca para o alcance dos objetivos estratégicos do negócio;

Partes que compõem um A3

O template para desenvolver um A3 é composto por 7 partes. A primeira delas é a descrição do problema, que também esclarece o seu tamanho e impacto na empresa — a urgência também é levada em consideração. A segunda é a situação atual, isto é, o registro do problema por meio de dados e outras evidências, como gráficos e indicadores. Em seguida, na terceira parte, há a definição de objetivos e metas, seguido pela análise de causa (normalmente realizada com um ‘diagrama de espinha de peixe’, ‘análise de 5 porquês’, ‘mapeamento de fluxo de valor’ ou várias outras ferramentas de análise).

A quinta parte é a situação desejada ou estado futuro, que deve ficar no lado direito do A3. Ela apresenta onde a empresa deseja chegar quando o problema for efetivamente resolvido. Pode ser representado por uma versão macro do problema, por uma foto de referência ou mesmo por um mapa do estado futuro.

A sexta é o plano de ação, um local onde serão registradas as ações ou contramedidas que serão realizadas, além dos responsáveis e dos prazos acordados para a conclusão.

Por fim, a sétima parte é o indicador. Essa seção inclui o que será diretamente monitorado durante o A3. Ao final, essa parte deverá conter as respostas relacionadas às ações propostas e seus efeitos.

Não sei se você percebeu, mas existe um PDCA dentro do A3!

A primeira até a quarta parte do A3 está focada no planejamento da melhoria. Já a quinta e sexta parte, estão direcionadas para o desenvolvimento da melhoria. Já a última parte é onde as atividades de checagem e ação acontecem. Veja na figura abaixo.

CLIQUE AQUI e acesse um template para desenvolver um A3. Confira também exemplos reais de A3 realizados com o suporte da Kimia.

Por que contar com uma empresa especializada para implementar o A3?

Para que você desenvolva um plano de ação certeiro com o A3, é essencial contar com a ajuda de uma empresa especializada, experiente no assunto. Afinal, como já foi mencionado, ele não se limita a um formulário padronizado — é preciso ajustar seu pensamento para desenvolvê-lo de maneira adequada.

Podemos ver que o pensamento A3 ajuda a resolver problemas, evitando que eles ocorram novamente. Desse modo, ele contribui efetivamente para o crescimento sustentável e a melhoria dos resultados de uma empresa.

Então, gostou do artigo? Agora que você já sabe o que é o pensamento A3, entre em contato conosco e veja como podemos ajudá-lo a implementá-lo na sua empresa!



Guilherme Sandrini

Guilherme Sandrini

Sócio da Kimia. Engenheiro e mestre em Engenharia de Produção. Certificado PMP - Project Management Professional. Atua em melhoria contínua desde 2004.



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