Entenda e aplique o ‘TWI – Training Within Industry’
Antes de apresentar de maneira detalhada o Training Within Industry (TWI), vamos contextualizar o cenário atual.
As empresas e demais organizações estão em constante processo de mudança e para isso, deve estar em constante processo de aprendizado. E essas mudanças podem ser de diversos tipos, desde mudanças regulatórias, mudanças nas legislações tributária ou ambiental (exemplificando ‘forças externas’).
Mas as mudanças também podem ser internas, considerando a estrutura organizacional, na tecnologia utilizada (atualmente, parece que só se fala em IA – Inteligência Artificial), na estratégia do negócio, entre outras.
Além disso, as equipes também se movimentam dentro das organizações e assumem diferentes funções, considerando promoções, demissões e o próprio crescimento do negócio. Algumas empresas ainda apresentam níveis de absenteísmo muito elevados, superando a marca de 10% do quadro de pessoal, quando consideramos setores como o varejo, operações logísticas, etc.
Fica evidente que a necessidade de treinamento das equipes é constante, seja qual for o tipo de mudança. Mas quem deve ser responsável pelo treinamento desse grande número de pessoas?
Discutiremos esse tema neste conteúdo, mas antes disso é importante mencionar que ENSINAR TAMBÉM É ALGO QUE PRECISA SER APRENDIDO. Por isso, quando mencionamos o TWI, costuma-se ouvir o termo ‘ensino correto do trabalho’. E aqui boa parte das empresas falha, uma vez que líderes de departamento, muitas vezes com bom conhecimento técnico, não são preparados para ensinar.
O TWI (‘Training Within Industry‘) apresenta uma excelente solução para a formação de instrutores e propõe uma sistemática bastante clara para que o treinamento seja executado com sucesso. Mais do que isso, o método proposto pelo TWI transfere a responsabilidade pelo aprendizado para os instrutores designados, e não para os aprendizes.
Este conteúdo inclui os seguintes temas:
1) O que é e qual a origem do TWI – Training Within Industry?
2) O processo de aprendizado e o Training Within Industry
3) Aplicação do Training Within Industry: Planejando o treinamento
4) Aplicação do Training Within Industry: Conduzindo o treinamento
5) O resumo do Training Within Industry
6) Conclusão
7) Como a Kimia pode suportar a aplicação do TWI na sua empresa?
Continue a leitura para entender melhor.
1) O que é e qual a origem do TWI – Training Within Industry?
Antes de mais nada, explicamos o que é o Training Within Industry (ou em uma tradução livre, ‘treinamento na indústria’ ou ‘treinamento para a indústria’).
O TWI é uma técnica focada no treinamento de equipes operacionais, de forma que tarefas (ou operações) possam ser aprendidas rapidamente e de maneira bastante assertiva. O Training Within Industry tem origem na década de 1940, considerando o esforço de guerra norte americano (período da Segunda Guerra Mundial).
Naquele momento, a maior parte da mão de obra com qualificação industrial era composta por homens, mas estes estavam sendo direcionados para os fronts de batalha do conflito.
Assim, foi necessário estruturar uma sistemática de treinamento com o ensino correto do trabalho e que pudesse capacitar pessoas sem experiência prévia em funções industriais ou operacionais, de forma que a execução de tarefas pudesse ser aprendida rapidamente. Naquele momento, vale lembrar, essa ‘nova’ mão de obra era composta sobretudo por mulheres, especialmente ‘donas de casa’, a maioria delas sem experiência profissional fora do lar.
Nasceu assim o Training Within Industry, ou TWI, que iremos discutir com mais detalhes neste conteúdo.
Importante mencionar que o TWI possui 3 partes principais: Job Methods, Job Instruction e Job Relations (respectivamente, Métodos de Trabalho, Instruções de Trabalho e Relações de Trabalho). Em um primeiro momento, focaremos inicialmente no Job Instruction e, futuramente o conteúdo será ampliado para incluir as outras partes.
2) O processo de aprendizado e o Training Within Industry
Antes de apresentarmos o passo a passo do TWI, é importante discutir um pouco sobre o processo de aprendizagem. E nesse caso, existe uma diferença bastante importante entre a PEDAGOGIA e a ANDRAGOGIA.
Iniciando pela Pedagogia. Essa é a sistemática de ensino que provavelmente estamos mais acostumados, uma vez que tivemos contato com ela durante o período escolar, desde crianças. Basta lembrar que, em nossa vida escolar, sempre estivemos em meio a várias ‘matérias’ (matemática, língua portuguesa, ciências, etc).
Cada matéria é apresentada de maneira segmentada, de forma que o estudante vai adquirindo o conhecimento de cada uma e realizando o relacionamento entre cada matéria (ainda que possamos verificar uma iniciativa mais recente e inegável para gerar um inter-relacionamento entre elas). De maneira muito simplificada, essa é a Pedagogia.
Já a Andragogia é uma sistemática de ensino mais focada no ensino de adultos, bastante utilizada por algumas empresas. Nesse caso, a ideia NÃO é apresentar os temas de maneira segmentada, de forma que o aluno adulto precise criar um entendimento geral sobre o tema.
Não, a proposta é apresentar o conteúdo focado na resolução de um problema existente (idealmente, um problema real ou mesmo um ‘case‘ teórico a ser resolvido). Assim, o que se espera diretamente é a APLICAÇÃO PRÁTICA do conteúdo apresentado. Essa abordagem ainda pode necessitar de uma carga horária mais reduzida, já que o conteúdo pode ser melhor direcionado, o que é mais um benefício importante para as organizações que o utilizam.
Ainda sobre as dinâmicas de treinamento utilizadas, pesquisas indicam que os métodos chamados de ‘passivos’ (ouvir, ler, etc) permitem ao aprendiz absorver uma pequena parte do conteúdo transmitido, entre 10 a 30% aproximadamente.
Já os métodos chamados de ‘ativos’ (conversar sobre o assunto, praticar ou mesmo ensinar os outros) proporcionam uma taxa de retenção do conteúdo superior a 70%, o que é muito bom e permite o ensino correto do trabalho, mas exigem atividades práticas como parte da dinâmica de aprendizado.
Ao apenas apresentar o conteúdo (métodos ‘passivos’), podem ocorrer problemas de entendimento e/ou comunicação. E a ausência de atividade prática faz com que não exista um feedback quanto ao entendimento efetivo. Ou seja, não conseguimos ter certeza se o conteúdo realmente foi entendido ou não.
Assim, fica evidente a necessidade de incorporar métodos em que o aprendiz possa interagir com os colegas ou com o instrutor (métodos ‘ativos’), demonstrando qual foi seu entendimento. Até mesmo ensinar os demais é um método válido.
Isso já fornece alguns elementos sobre o Training Within Industry. Vamos abordar na sequência a aplicação do TWI, iniciando pelo planejamento do treinamento e, logo depois, da condução dos treinamentos de maneira propriamente dita.
3) Aplicação do Training Within Industry: Planejando o treinamento
Alguns passos são necessários para aplicar o Training Within Industry da maneira correta. Antes de começar, precisamos planejar como o treinamento deve ser realizado.
Primeiro, precisamos entender quem deverá participar do treinamento. Qual a experiência anterior no tema abordado, qual formação possuem e qual a função exercem. Não devemos necessariamente assumir que alguns conteúdos já são entendidos. Então, um certo ‘nivelamento’ entre os participantes pode ser necessário.
Também é interessante planejar a dinâmica de treinamento, os recursos necessários e o tempo previsto para cada etapa. Lembrando sempre que, quando mencionamos a dinâmica utilizada, devemos ter uma boa mescla entre teoria e prática, de forma que a absorção do conteúdo não esteja apenas prevista pela exposição do conteúdo, como está bem fundamentado na seção anterior deste artigo, mas também atividades práticas.
Por fim, o conteúdo do treinamento deve ser bem planejado. Ou seja, quais tópicos devem ser incluídos ou excluídos, a sequência de apresentação, quanto tempo é necessário para cada tópico, etc. E aqui existe um ponto bastante importante considerando a abordagem do TWI: a sequência.
Quando apresentamos e discutimos cada conteúdo, a sequência é um ponto fundamental de atenção. Deve-se sempre iniciar por uma contextualização (porque o treinamento é importante e como o conteúdo deverá ser utilizado), e depois apresentar uma visão geral. Só de maneira gradual é que os detalhes devem começar a ser apresentados.
Junto às empresas em que atuamos, com frequência presenciamos treinamentos em que a sequência de apresentação não foi bem planejada. Nesses casos, o instrutor conduz o treinamento com certa dose de ‘improviso’, alternando entre conteúdos que fornecem uma visão geral (macro) e outros que fornecem uma visão detalhada (micro), sem deixar que essa alternância está sendo realizada.
Às vezes, inicia-se pelo detalhes, sem antes haver o entendimento geral do tema. Nesses casos, provavelmente haverá uma dificuldade de aprendizado, uma vez que o ‘quebra cabeça’ dos conteúdos deverá ser montado pelos aprendizes durante o treinamento, sem uma garantia de um entendimento efetivo.
Assim, os conteúdos deve ser organizados com uma certa ‘linearidade’, sempre do MACRO para o MICRO, deixando os detalhes para o final, e deixando claro o contexto de que fazem parte.
Quando o instrutor do treinamento realiza um bom planejamento, segundo a lógica do Training Within Industry, a construção do entendimento pelo aprendiz é bastante facilitada. E, nesse caso, o instrutor está realizando seu trabalho de ensino correto do trabalho.
4) Aplicação do Training Within Industry: Conduzindo o treinamento
Serão apresentados agora os passos do TWI necessários para conduzir um treinamento. Aos passos tradicionais do Training Within Industry, fazemos um acréscimo que é a ‘Contextualização’, que inclui um acolhimento do aprendiz pelo instrutor, além da explicação da importância do tema discutido.
Como será possível perceber, é importante que a cada passo haja um feedback por parte do aprendiz, ‘comprovando’ que o conhecimento foi corretamente entendido e que pode-se prosseguir para o próximo passo.
Passo 1 do Training Within Industry: Contextualização
O passo 1 do TWI é uma maneira de iniciar o treinamento, realizando um acolhimento do aprendiz pelo instrutor. Também podemos pensar nisso como um ‘quebra-gelo’, especialmente se o instrutor não for conhecido pelo aprendiz.
Verifica-se o que o aprendiz já sabe sobre o tema, de forma que o instrutor possa entender se o conteúdo será uma novidade para o aprendiz ou se já possui algum conhecimento prévio. Se for uma novidade, deverá ser gasto mais tempo apresentando conteúdos mais básicos.
Também é apresentada a motivação para realizar o treinamento, os objetivos da aprendizagem (o que o aprendiz deve ser capaz de realizar depois do treinamento) e uma agenda prevista de atividades.
Na prática, ainda não estamos apresentando o conteúdo em si e muito menos os detalhes. Esse início pode ser visto como um momento para sensibilizar o aprendiz para a importância do treinamento e obter sua atenção. Por fim, destacamos que essa atividade normalmente é realizada em uma sala de treinamento (FORA do ambiente normal de trabalho).
Passo 2 do Training Within Industry: Leitura dos procedimentos
No passo 2 do TWI, será apresentada uma visão geral do processo a ser aprendido. Os procedimentos existentes devem ser lidos passo a passo. A leitura deve ser conduzida pelo instrutor e acompanhada pelo aprendiz.
Após o entendimento inicial, o instrutor deve chamar atenção para os pontos mais importantes do conteúdo, reforçando a atenção do aprendiz para estes.
Esse passo também destaca a importância de existirem procedimentos escritos para as tarefas a serem aprendidas, e que tanto o instrutor como o aprendiz devem criar o hábito de consultar os procedimentos com frequência (talvez essa seja uma primeira mudança de paradigma para muitas empresas!).
Verificar se estamos seguindo os procedimentos existentes é uma excelente maneira para se buscar a padronização de qualquer operação industrial, logística ou de serviços.
O passo finaliza quando a leitura e discussão tiver sido finalizada, e o aprendiz tiver realizado todas as perguntas que desejar.
Passo 3 do Training Within Industry: “Eu faço!”
Nesse passo do TWI, iniciamos as atividades práticas. Então, o instrutor deve executar a atividade, demonstrando o modo correto para realizá-la. Já o aprendiz deve acompanhar a execução e realizar quaisquer perguntas que desejar sobre a operação.
É fundamental que o aprendiz tenha em mãos os procedimentos escritos (já lidos anteriormente), e que a atividade esteja sendo realizada exatamente da maneira como descrita no documento.
Considerando a atividade prática é obrigatória, esse passo do treinamento deve ser realizado no próprio local de trabalho ou em uma sala de treinamento que permita uma simulação bastante realista do processo.
Por fim, destacamos que nesse momento a atividade deve ser executada somente pelo instrutor, mas nunca pela aprendiz. Deve-se, inclusive, realizar repetições da atividade até que a execução da tarefa tenha sido entendida.
Passo 4 do Training Within Industry: “Nós fazemos!”
No passo 4 do TWI, o instrutor deve apenas explicar e guiar a execução da atividade, mas esta deve ser realizada pelo aprendiz, sempre seguindo as instruções recebidas.
A mesma necessidade, de realizar a atividade exatamente como descrito nos procedimentos, permanece. Foco em padronização.
Por fim, a atividade deve ser realizada no local de trabalho, uma vez que o aprendiz estará executando a atividade na prática, repetindo algumas vezes até consolidar e comprovar que entendeu como executar a atividade.
Passo 5 do Training Within Industry: “Você faz”
A partir do passo 5 do Training Within Industry, o aprendiz já é responsável pela execução integral da atividade. Na presença do instrutor, ele deve explicar como fazer e na sequência executar a atividade.
O instrutor, por sua vez, com o procedimento escrito em mãos, deve monitorar a atuação do aprendiz e apenas interferir se detectar algum desvio em relação ao método correto e padronizado de execução.
Mais uma vez, devem ser realizadas repetições, de forma que o aprendiz demonstre com clareza que é capaz de executar a atividade com segurança.
Passo 6 do Training Within Industry: Acompanhamento da operação
No passo 6 do TWI, o treinamento assistido diretamente já foi finalizado. O aprendiz permanece no local de trabalho, executando a atividade como ensinado.
Nesse caso, o instrutor deverá realizar um acompanhamento da operação, observando por amostras a execução da atividade. Ele só deverá intervir se detectar algum desvio. Um monitoramento semanal poderá ser suficiente, e o instrutor não precisa informar ao aprendiz que está realizando esse acompanhamento. Basta observar a execução.
O monitoramento deverá ser finalizado a partir do momento em que for demonstrado que o aprendiz é capaz de executar a atividade sem dúvidas e de maneira assertiva.
5) O resumo do Training Within Industry
Na seção anterior, apresentamos o passo a passo detalhado do método descrito pelo TWI. Forneceremos agora, na tabela abaixo, uma visão geral e faremos algumas considerações adicionais.
O primeiro destaque em relação a essa tabela é que o método proposto pelo Training Within Industry exige uma transferência gradual da responsabilidade pela execução da atividade para o operador. Ou seja, ele só irá executar depois de estar plenamente capacitado. E só devemos prosseguir para o passo seguinte quando o aprendiz for capaz de demonstrar (não apenas afirmar verbalmente) que compreendeu a atividade.
Essa exigência faz toda a diferença, reduzindo em muito as chances de haver uma falha de entendimento ou de comunicação.
Além disso, outra questão importante é em relação às repetições necessárias. Na tabela, apresentamos como referência o número de 4 repetições a cada passo. Entretanto, isso pode ser flexibilizado, com menos repetições para operações mais simples e/ou se o aprendiz demonstrar facilidade no aprendizado.
Mas o inverso também pode ocorrer. Ou seja, mais repetições para operações de alta complexidade ou caso o aprendiz demonstre dificuldade em executar a atividade em cada passo seguindo as instruções.
O que fica evidente é que, quando existe a missão de capacitar uma equipe operacional, a responsabilidade por isso é sempre do instrutor. Como afirma a máxima do Training Within Industry:
“SE O APRENDIZ NÃO APRENDEU, O INSTRUTOR NÃO ENSINOU.”
6) Conclusão
Como ficou evidente, a aplicação do TWI entrega ganhos significativos em termos de padronização, estabilidade do processo, além de fornecer um método prático e muito objetivo para o ensino correto do trabalho.
Sua aplicação é fundamental em ambientes operacionais com alta rotatividade (turnover e absenteísmo), como é o caso de empresas industriais, de serviços e operações logísticas. Se, quando foi desenvolvido, foi altamente eficaz para capacitar uma mão de obra sem nenhuma experiência profissional prévia, certamente será efetivo se aplicado corretamente em qualquer operação, ainda que a mão de obra tenha baixa qualificação e esteja sujeito a certos ‘vícios’ operacionais.
O que fica evidente também é que as empresas e demais organizações precisam se estruturar para estar preparadas para lidar com a necessidade constante de treinamento e capacitação. Felizmente, o Training Within Industry fornece uma solução muito eficiente para isso.
7) Como a Kimia pode suportar a aplicação do TWI na sua empresa?
Podemos apoiar de diversas maneiras. São elas:
- Todos os nossos treinamentos in company são estruturados utilizando a lógica do TWI, com uma boa mescla entre atividades teóricas e práticas. Esse é um pré requisito para sessões de capacitação bem sucedidas.
- Capacitando os líderes da sua operação a atuar como instrutores, de forma que o ensino correto do trabalho possa ser cascateado na sua empresa. Aqui, estamos falando de ‘treinar os treinadores’.
- Estruturando todo o programa de treinamento da sua empresa. Desde a criação dos procedimentos e materiais de treinamento, até o planejamento da estrutura necessária para criar um plano de capacitação contínua.
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