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Oportunidade #05: Faça um kaizen para colher ganhos a curto prazo

Por Fábio Alves em 05/09/2016

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Em posts anteriores, apresentamos oportunidades que podem ser aproveitadas por quase todas as empresas para melhorar seu desempenho. Se você iniciar a leitura pela oportunidade #1 e seguir a sequência até a oportunidade #4, entenderá que existe um caminho definido, etapa a etapa, para obter resultados com a eliminação de desperdícios e realização de melhorias nos processos.

A “colheita” de resultados, na maior parte dos casos, não é imediata. Ela exige que vários pré-requisitos sejam estabelecidos. Entretanto, às vezes, alguns problemas enfrentados permitem resolução imediata e, melhor ainda, permitem a entrega de resultados no curto prazo.

Confira no post de hoje um exemplo prático kaizen e aprenda como planejar e executar o evento.

Mas antes de mais nada, o que é um Evento kaizen?

Um kaizen é um evento de melhoria. É um curto período de tempo em que os participantes selecionados deixam suas funções operacionais e dedicam-se exclusivamente a promover uma mudança que aprimore o desempenho da empresa.

O tempo é usado para resolver de maneira definitiva um problema ou melhorar a maneira como processos são realizados. Normalmente, dura de 1 a 5 dias, dependendo dos objetivos definidos. Confira qual a dinâmica, dia a dia, de um exemplo prático kaizen para facilitar o seu entendimento.

Dia 1

Esse é o início do Evento Kaizen. Em uma reunião de abertura, a equipe se reúne, o “patrocinador” destaca pontos de atenção e reafirma seu apoio para a iniciativa ser realizada. Os objetivos do trabalho são apresentados. Um exemplo prático de kaizen teria a finalidade de reduzir as reclamações de clientes ligadas ao processo de expedição, sempre de maneira quantitativa.

Antes de iniciar qualquer atividade de implementação, a equipe passa por um treinamento rápido em técnicas de melhoria contínua, com até 2 horas de duração, de forma que as dificuldades existentes começam a ser analisadas.

Agora sim, após a sessão de treinamento, a equipe se dirige ao ‘gemba’ (local onde as atividades são realizadas) e começa a ver com os próprios olhos qual a situação atual e quais as dificuldades existentes. Também aproveita para conversar com os responsáveis pelo processo, que podem contribuir com ideias. O objetivo principal é entender as causas que explicam porque os problemas e o fraco desempenho acontecem.

Nesse momento, muitas anotações são registradas. A equipe também registra, utilizando fotos e pequenos vídeos, qual a situação atual. Evidencias de falta de 5S e desorganização são frequentemente detectadas. Isso servirá para comparar a situação antes e após o Evento Kaizen, e assim registrar a evolução do trabalho.

Após essa visita inicial, a equipe normalmente retorna para a “sala de guerra” do kaizen e inicia a discutir quais oportunidades foram identificadas, e quais devem ser priorizadas. O planejamento do trabalho começa a ser realizado.

Normalmente, ao final de cada dia de Evento Kaizen, a liderança da empresa se reúne com equipe do kaizen e representantes das áreas de suporte para que os primeiros passos da equipe sejam apresentados, compartilhando qual o plano para resolver os problemas e atingir o objetivo do trabalho.

Dia 2

O segundo dia do Evento Kaizen já é um dia em que as primeiras oportunidades de melhoria começam a ser implementadas. Ainda assim, parte das soluções pode exigir mais discussão com os envolvidos e maior detalhamento das propostas. Um exemplo prático de proposta a ser implementada pela equipe do kaizen e que exigiria maior detalhamento é um desenho de layout (desenhar o layout e discuti-lo, antes de iniciar a implementação).

Outro exemplo de detalhamento pode envolver a necessidade de quantificar as reclamações, motivos, saldos em estoque ou qualquer informação que possa ser extraída do sistema ERP da empresa e exija uma análise.

Como pode ser entendido, o segundo dia mescla MAIS PLANEJAMENTO e um pouco MENOS IMPLEMENTAÇÃO. A medida que o evento avança dentro da semana do kaizen, essa relação vai se invertendo, de forma que haverá menos planejamento (as decisões já terão sido tomadas) e mais implementação (que é a mudança propriamente dita).

De maneira semelhante, a liderança (patrocinador e gestores das áreas) retornam a se reunir com a equipe ao final do dia, em uma reunião de 30 minutos, avaliando o trabalho e os planos de implementação.

Dia 3

As atividades de implementação ganham intensidade no terceiro dia. Se ainda não existe decisão (implementar ou não implementar) a respeito de alguma proposta de melhoria, essa dúvida deve ser esclarecida pelas atividades realizadas durante o terceiro dia e validadas junto a liderança na reunião diária.

Por se tratar de uma mudança, é natural que nem todos os responsáveis por cada processo estejam totalmente convictos a respeito de sua efetividade. Dessa forma, testes práticos em pequena escala e simulações do processo são realizadas.

Uma maneira contundente de vencer a resistência dos envolvidos no processo é fazer com que estes apenas observem seu trabalho sendo realizado por um dos membros da equipe do kaizen, e assim possam refletir sobre a maneira como a atividade é realizada. Os testes práticos permitem que uma solução seja avaliada e melhor entendida, sempre a baixo custo e esforço.

Por fim, ao final do terceiro dia, todas as propostas precisam estar totalmente detalhadas e prontas para serem apresentadas e validadas pela liderança. Os ganhos previstos também devem ser avaliados, de forma que isso facilite a decisão da liderança por autorizar a implementação de cada mudança. Pequenos investimentos também podem ser solicitados e aprovados nesse momento.

Dia 4

O quarto dia tem pouco tempo dedicado a planejamento e detalhamento das soluções, ele é muito mais focado em finalizar as implementações e na documentação das mudanças, de forma que isso servirá de base para a padronização dos processos (clique aqui e leia mais sobre a importância da padronização no processo de melhoria contínua).

Importante destacar que treinamento deve ser dado a todos os colaboradores envolvidos com os processos em questão, fazendo com que os novos procedimentos sejam rapidamente entendidos e aplicados por todos os colaboradores.

Às vezes, isso exige que membros da equipe também precisem se dividir em pequenos grupos, de forma que todas as áreas e turnos de trabalho ligados ao processo recebam as novas instruções.

Ao implantar um novo processo, lições aprendidas podem ser documentadas, de forma que as soluções tornem-se ainda mais robustas.

Por fim, e como sempre realizado, ao final do dia a equipe do kaizen compartilha com a liderança e gestores das áreas as atividades realizadas, resultados prévios e as próprias lições aprendidas.

Dia 5

O quinto e último dia de kaizen (estamos descrevendo um exemplo prático de kaizen) não é dedicado nem ao planejamento, nem a implementação. Uma vez que as mudanças nos processos já foram realizadas, este dia também é dedicado ao monitoramento do processo, verificando se as áreas envolvidas estão realizando as atividades conforme definido, e se os resultados estão acontecendo conforme o esperado. Pequenos ajustes e treinamentos podem (e devem) ser realizados nesse período.

Além disso, a equipe do kaizen deve finalizar a elaboração de procedimentos, padrões de trabalho e também de uma apresentação final dos resultados para toda a equipe de gestão da empresa. Além de resumir as principais atividades realizadas, lições aprendidas e resultados até o momento, a equipe também deve destacar durante essa apresentação quais os pontos de atenção os responsáveis pela operação deve estar atentos, afim de sustentar as mudanças realizadas e a melhoria no resultado.

Essa apresentação, realizada pela própria equipe, pode até ser vista como uma formalidade, uma vez que dia a dia os principais pontos do exemplo prático kaizen já foram discutidos. Mas é uma atividade necessária, uma vez que marca a transferência da responsabilidade pelo novo processo para a operação, uma vez que o evento kaizen está sendo encerrado.

Finalizada a apresentação, é hora de celebrar os resultados e reconhecer o esforço da equipe durante a semana. Certificados são entregues, a foto oficial da equipe é registrada, e um almoço especial é concedido aos participantes junto à liderança.

A explicação foi breve, mas certamente alguns benefícios saltam aos olhos:

  • velocidade de execução;
  • objetividade e foco na resolução do problema;
  • dedicação intensa das pessoas;
  • trabalho de uma equipe multifuncional.

Clique abaixo e assista ao vídeo que explica, de forma bem clara e visual, como os 5 dias de trabalho acontecem na prática.

Quando podemos realizar um kaizen?

Sempre que um problema for bastante específico e que os recursos para isso estejam disponíveis. A explicação foi muito simplista? Continue a leitura.

Processos e situações devem ter poucas interfaces entre departamentos

As decisões a serem tomadas não podem ser muito complexas, dependentes de um levantamento de informações muito grande ou que envolva a aprovação por muitos envolvidos no processo.

Melhorias que envolvam a definição de padrões de trabalho, novas especificações de processo ou projeto e implantação de novos layouts de fábrica, entre outros, atendem a esses critérios.

Um kaizen deve depender basicamente do tempo das pessoas para acontecer

Se precisarmos desenvolver um sistema de TI, submeter e aprovar investimentos ou realizar a aquisição de itens de elevado valor e prazo de entrega, certamente essa iniciativa NÃO deve ser realizada através de um Evento Kaizen (nesses casos, prefira um projeto A3).

Quando realizamos um kaizen, que mensagem é transmitida pela empresa?

A decisão pela realização de um Evento Kaizen e implementação de uma solução duradoura transmite uma mensagem muito importante para sua equipe: não devemos ser tolerantes com os problemas, devemos envolver as pessoas e agir!

Avalie outro aspecto: para que uma equipe de trabalho seja formada, os gestores de cada setor precisam ‘ceder pessoas’, que estarão afastadas de suas funções durante o período. Isso reforça a importância do trabalho e mostra que a empresa fornece as condições para melhorarmos o resultado, por meio da eliminação de desperdícios e resolução de problemas.

Outro fato interessante é que, normalmente, os participantes de uma equipe estão identificados de alguma maneira (bonés, coletes coloridos, capas, etc), de forma que aqueles que não estão diretamente envolvidos no Evento Kaizen acabam tomando conhecimento de que um evento está acontecendo. A mensagem é clara: alguma mudança para melhor está em andamento.

Dessa maneira, no final das contas, estamos trabalhando a cultura e desenvolvendo as pessoas. Se sua empresa nunca realizou um kaizen, nossa única recomendação é: invista HOJE nessa ideia. O benefício será imediato!

Realizar um Evento Kaizen é proporcionar à empresa uma oportunidade de resolver seus problemas. A cultura da organização muda quando o kaizen se torna um hábito.

Gostou do nosso post sobre um exemplo prático de kaizen? Clique aqui e fale com um consultor para saber como a Kimia pode suportar sua empresa a realizar essa iniciativa.

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Fábio Alves

Fábio Alves

Sócio-Diretor da Kimia. Engenheiro de Produção com MBA em gestão de negócios. Tem mais de 15 anos de experiência implementando Lean no Brasil, México, Argentina, Suécia, Suíça, Espanha e França.



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