Inventário físico: a melhor maneira de realizar

Realizar o inventário físico é uma prática comum para a maioria das empresas que possuem estoques de insumos e materiais. Normalmente, sua realização é ‘quase um evento’, uma vez que exige um esforço de preparação e mobilização de grande parte da Equipe Operacional, Área Financeira, Controladoria, Almoxarifados, etc.

Entretanto, o inventário físico nem sempre é realizado da melhor maneira. Frequentemente ocorrem falhas no planejamento e durante a própria execução da atividade, o que gera erros na contagem, necessidade de recontagem de alguns produtos e uma demora para conclusão, lembrando que é necessária uma interrupção (parada) de toda a movimentação de materiais, o que inclui o recebimento de materiais, expedição/faturamento ou mesmo a movimentação interna de materiais.

Outra questão importante envolve compreender que realizar o inventário físico é, mais do que apenas cumprir um requisito legal, uma excelente oportunidade para avaliar se gestão dos estoques está sendo realizada de maneira eficiente e que seus processos de controle podem ser aprimorados. Infelizmente, boa parte das empresas foca apenas no cumprimento dos requisitos legais e desperdiça uma excelente oportunidade de melhorar sua operação.

Nesse conteúdo, discutiremos essas questões e como realizar o inventário físico da melhor maneira. Além de apresentar exemplos reais.

O texto está estruturado da seguinte maneira:

• O que é o inventário físico?
• Porque realizar o inventário físico?
• Como realizar o inventário físico passo a passo
• Exemplos e situações reais em um inventário físico
• Conclusão
• Como a Kimia pode apoiar a realização de um inventário físico eficiente?

Continue a leitura para entender melhor.

O que é o inventário físico?

Basicamente, o inventário físico consiste de uma atividade coordenada para, após a interrupção da movimentação de materiais (parada da operação), realizar a contagem das quantidades de materiais em estoque. Em geral, o foco principal é a contagem dos materiais diretos, que podem ser o produto acabado, material em processo, matérias primas e todos os itens utilizados para realizar o fornecimento de bens aos clientes.

Ainda assim, também podem ser inventariados materiais indiretos (não comercializados, a exemplo de materiais de escritório, itens de manutenção, etc) ou mesmo os itens que fazendo parte dos ativos imobilizados de uma empresa (mobiliário, máquinas, equipamentos, estrutura física, etc).

A contagem realizada no inventário físico é utilizada como conferência e comparação com as informações presentes no sistema de gestão da empresa (Sistema ERP). Isso é necessário para atualizar a informação, de forma que a tomada de decisão futura esteja apoiada em uma informação precisa. Essa afirmação considera que a movimentação de materiais nas empresas está sujeita a erros (nem sempre o que é realizado no físico é informado no sistema, e isso gera uma inconsistência nas informações). Na prática, esses erros são muito comuns.

O processo de contagem não envolve somente o registro das quantidades disponíveis de cada item. Em alguns casos, também pode ser necessário registrar o local em que o material está disponível, no caso de diferentes ‘depósitos’ cadastrados no Sistema ERP ou mesmo endereços específicos existentes em um Sistema WMS (Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém).

Após a análise das divergências entre a informação de saldo no sistema e a disponibilidade de material no físico, devem ser realizados ajustes de inventário e a operação já pode ser retomada, sem qualquer restrição à movimentação de materiais.

Porque realizar o inventário físico?

Como mencionado anteriormente, a realização do inventário físico é um requisito legal. Segundo o artigo 1.179 do Código Civil brasileiro e a legislação do imposto de renda no artigo 1700/2017, as empresas devem incluir os valores em estoque como parte de seu balanço patrimonial.  A informação deve ser registrada ao final do exercício, então é normal que as empresas realizem o inventário físico geral ou anual em uma data próxima do final do período.

Empresas que não incluirem essa informação no balanço patrimonial estão sujeitas à fiscalização e até o pagamento de multas, por isso a necessidade de contagem e posterior mensuração de seu valor financeiro.

Todas as empresas que comercializam mercadorias são obrigadas a realizar o inventário físico anualmente. Nos casos de empresas que adotam o regime tributário de LUCRO REAL, os requisitos de controle são ainda mais rigorosos, uma vez que a variação dos estoques poderá impactar diretamente o resultado final tributável. Somente empresas exclusivamente de serviços estão dispensadas da realização do inventário físico. Empresas que possuem ‘balanços auditados’ devem atualizar suas informações financeiras para contabilizar o resultado.

Se pensarmos em empresas que atuam como uma operação logística, a acuracidade de informação é de fundamental importância para sua eficiência. CLIQUE AQUI para saber mais sobre a melhoria de processos logísticos.

Mas engana-se quem pensa que o inventário físico deve ser realizado somente para cumprir o requisito legal. A sistemática é fundamental para avaliar (medir) a acuracidade entre o estoque no físico e no sistema de gestão. Essa é uma excelente maneira de avaliar se existem falhas nos processos de gestão de estoques de maneira rotineira.

E importante mencionar, essas falhas são mais comuns do que possa parecer. Empresas que atualmente possuem um nível de controle elevado e muito confiável só conseguiram alcançar esse nível de excelência após a implementação de muitas ações de melhoria nos processos de gestão e movimentação dos estoques.

Assim, quanto maior o nível de divergência detectado em um inventário físico, maior o índice de falha nos controles e, ao mesmo tempo, maiores as oportunidades de melhoria nos processos envolvidos.

Por fim, destacamos que mesmo que não existisse o ‘requisito legal’ para sua realização, o inventário físico deveria ser realizado como forma de detectar ‘furos de estoque’ e evitar erros na tomada de decisão devido ao uso de uma informação incorreta, tais como uma falha na reposição de estoque, compra de insumos em excesso (desrespeitando uma política de estoques definida), a venda de produtos sem disponibilidade no físico gerando atraso no atendimento, entre outros.

Como realizar o inventário físico passo a passo

Os procedimentos exatos para realizar o inventário físico variam de empresa para empresa e as características dos materiais, instalações, dentre vários fatores. Ainda assim, na sequência iremos apresentar algumas diretrizes gerais para realizar a atividade.

Inventário físico – passo 1: organização física dos materiais

O primeiro passo consiste em estabelecer uma organização física dos materiais, de forma a facilitar o posterior processo de contagem, e fazer com que esta seja realizada mais rapidamente.

Assim, pode-se tomar medidas para concentrar todos os materiais do mesmo tipo em somente um local, desde que isso não gere a necessidade de movimentação sistêmica de um depósito para outro. Também é possível verificar se as identificações dos materiais estão disponíveis e bem visíveis, de forma que não haja dúvida em relação a qual o item a ser contado e onde este está localizado. Abaixo, mostramos um exemplo de maneira disposto de maneira a facilitar a contagem.

Lembre-se, queremos tornar o processo de contagem mais fácil e ágil, e nada pior do que um ambiente desorganizado para dificultar e tornar o processo mais moroso. Para se ter uma referência, abaixo mostramos um modo de armazenamento que dificultaria, e muito, a realização da contagem.

E essa organização NÃO pode ser realizada somente na véspera do inventário físico, exceto para operações muito pequenas e com poucos itens em estoque. Normalmente, a organização pode levar dias, ou mesmo semanas, para ser realizada, então essa antecedência deve ser considerada no planejamento das atividades.

Inventário físico – passo 2: eliminar pendências de movimentação

Neste passo, qualquer pendência de movimentação no físico ou no sistema deve ser eliminada. E isso é fácil de entender.

Se desejamos que exista ‘acuracidade’ no controle de estoque, a informação no sistema deve ser reflexo da realidade no físico. Então, por exemplo, se um material foi recebido de um fornecedor, devemos verificar se já foi dada entrada na nota fiscal desse item, confirmando a geração do saldo em estoque em sistema. E isso valerá para todas as notas de materiais comprados e recebidos.

Da mesma forma, se um material já foi faturado para posterior envio a um cliente, ele deve ser isolado e identificado, de forma que não seja contado durante o inventário físico, uma vez que seu saldo já deve ter sido baixado no momento do faturamento. Abaixo, mostramos um exemplo bem simples de identificação para esses materiais.

Uma regra semelhante deve existir para todo tipo de movimentação interna.

Inventário físico – passo 3: interromper movimentações internas ou externas

Imediatamente antes da contagem ser iniciada, devemos interromper qualquer tipo de movimentação de materiais, seja no físico ou no sistema, seja interna ou externa (que inclui envio para clientes ou recebimento de fornecedores). Uma movimentação de qualquer tipo poderá nos induzir a erros, uma vez que existe uma mudança no cenário a ser contado, ou na base de dados no sistema de gestão.

Então, pode-se criar uma barreira física com cordões de isolamento, faixas de sinalização ou mesmo fechamento de portões de circulação, impedindo a movimentação física. A imagem abaixo apresenta um exemplo de bloqueio físico.

Da mesma maneira, os computadores ou coletores de dados utilizados para transferências em sistema devem ser desligados ou mesmo desconectados. Dessa maneira, a movimentação sistêmica será impedida.

Para que todas as movimentações sejam interrompidas e permaneçam assim durante a realização de todo o inventário físico, precisa ser realizado um bom planejamento prévio. Isso exige que processos produtivos permaneçam sem atividade e parados. Da mesma maneira, clientes e fornecedores precisam ter sido informados previamente de que, durante o período do inventário físico, não haverá recebimento ou expedição de materiais.

Então, o planejamento realmente é importante, considerando que operações de grande porte podem levar alguns dias para que o inventário físico seja realizado.

Inventário físico – passo 4: contagem física

Inicia-se, enfim a contagem física dos materiais em estoque.

As equipes envolvidas no processo de contagem devem registrar as informações necessárias sobre os materiais no estoque. Nos casos mais simples, o código ou descrição do item devem ser registrados, além da quantidade contada. Em outros casos, mais informações devem ser registradas, como o endereço ou depósito (onde o material está armazenado), além do lote do material e em alguns casos sua data de validade. Tudo depende da maneira como os materiais são controlados.

As informações devem ser registradas seguindo um método definido. Podem ser em formulários em papel, em planilhas ou em sistemas casos existam coletores de dados para realizar a contagem diretamente em sistemas ERP ou WMS. O método de registro precisa ser definido previamente, de forma que a equipe envolvida possa ser treinada para executar a atividade. Cada material contado deve ser identificado de alguma maneira, em geral através de uma etiqueta colorida ou o preenchimento de um formulário, evitando que seja contado em duplicidade.

Abaixo, mostramos um exemplo de ficha de contagem e a identificação das contagens com etiquetas.

Importante mencionar que a contagem deve ser sempre realizada ‘às cegas’, ou seja, sem conhecer qual o saldo informado no sistema de gestão. Um erro muito comum é retirar a informação de saldo de sistema, fornecer à equipe responsável pela contagem e solicitar que os materiais ‘sejam encontrados’ com base nessa informação. Isso gera uma contagem claramente tendenciosa e que NÃO deve ser utilizada sob nenhuma hipótese.

Como mencionado no passo 3, desabilitar a função de consulta ao saldo em estoque em sistemas é uma boa prática, de forma a garantir que a contagem ‘às cegas’ não seja burlada pela equipe.

Além disso, em geral, para cada material são realizadas duas contagens, sempre por equipes diferentes (primeira contagem realizada pela equipe 1 e segunda contagem realizada pela equipe 2). Posteriormente, os registros das contagens serão consolidados e os resultados da primeira e segunda contagens de cada item serão comparados. Se o resultado for o mesmo nas duas contagens, a quantidade contada será reconhecido como correta, mesmo que divergente da informação presente no sistema de gestão.

Entretanto, se houver divergência entre a primeira e segunda contagens, poderá ser solicitada uma terceira contagem para esclarecer qual o valor correto em estoque, e isso é realizado por uma terceira equipe. Importante mencionar que somente devem ser contados os itens com divergência nas contagens 1 e 2, então a terceira contagem é normalmente a mais rápida, já que menos itens devem ser contados.

Mesmo que os itens tenham sido previamente organizados para facilitar a contagem, erros são comuns no processo. Então, definir pessoas que conhecem e manuseiam os materiais a serem contados no dia a dia é mais uma boa prática, uma vez que pode existir mistura de materiais no estoque ou alguma falha de interpretação que leve ao erro na contagem.

Inventário físico – passo 5: análise das divergências

Após a contagem ser finalizada, é hora de entender as diferenças verificadas entre o físico contado e a informação contábil que consta no sistema de gestão. Para isso, para cada item com divergência, deve-se analisar as movimentações realizadas no sistema.

É necessário entender os motivos das diferenças, e não apenas lançar os valores contados no físico. Em alguns casos, um item pode estar a mais ou em falta. Em outros casos, a diferença existe apenas em termos de local ou depósito, evidenciando uma falha em uma transferência sistêmica de endereço, de forma que não seja uma falta efetiva.

No caso de uma falta do produto confirmada (ou seja, quantidade a menor), deve ser lançada uma baixa contábil de estoque (valor sai do estoque e é registrado como despesa), de forma que o resultado financeiro é impactado diretamente. Importante mencionar que nem sempre esse consumo ‘anormal’ pode ser considerado de forma a reduzir o lucro tributável.

Já o caso contrário, quando o material está a maior, o valor do estoque deve ser ajustado para cima, de forma que um resultado financeiro positivo seja reconhecido. Entretanto, isso também é um problema, já que o lucro tributável da empresa será aumentado.

O ideal é que não exista nenhuma divergência, o que seria uma evidência de um controle bastante eficiente dos materiais e estoques.

Normalmente, é realizada uma apresentação de fechamento do inventário físico, destacando as principais divergências, os maiores impactos financeiros e os motivos mais frequentes que originaram as diferenças.

Inventário físico – passo 6: retomada da operação e ações futuras

Finalizada a análise das divergências, o inventário físico é finalizado, de forma que a movimentação física e sistêmica pode ser retomada. A operação é reiniciada sem restrições.

Mas é fundamental que os resultados do inventário físico sirvam como uma forma de avaliar o controle dos materiais e que sejam geradas ações corretivas para melhorar a gestão dos materiais. Normalmente os processos precisam ser repensados, de forma que sejam criados ‘mecanismos’ que evitem os erros, garantindo que tudo que ocorre no processo físico seja informado em sistema. Um resultado ruim é indesejado, é claro, mas deve servir como o direcionador de mudanças que nos levem à melhoria contínua dos processos.

Por fim, vale destacar que o passo a passo descrito nesta seção descreve a realização de um inventário geral ou anual, em que toda a operação é interrompida e contada. Isso atende aos requisitos legais, de forma que informações atualizadas possam ser enviadas ao governo (ao fisco).

Entretanto, também é possível realizar o chamado ‘inventário físico rotativo’, ou inventário por amostra, de forma que este possa ser realizado com uma frequência maior e possa avaliar periodicamente a qualidade do controle realizado.

Um inventário físico rotativo é focado em uma amostra de itens, ou em um setor específico. É mais rápido de ser realizado e não exige necessariamente a parada de toda a operação. Ao longo de um ano, podem ser realizados vários inventários rotativos, de forma que ao final do período todos, ou quase todos, os itens tenham sido contados por esse método. Assim, teremos uma auditoria mais frequente dos controles de estoque.

Exemplos e situações reais em um inventário físico

Por se tratar de uma atividade de alta complexidade e que normalmente envolve muitas pessoais, nosso entendimento é que um inventário físico só pode ser realizado após serem definidos PROCEDIMENTOS para sua realização. Do contrário, a chance de erros que possam invalidar a contagem são significativas.

Por exemplo, para começar, precisa haver um checklist de preparação e abertura da contagem, uma vez que são muitas as verificações necessárias e algo pode passar despercebido. Na imagem abaixo, apresentamos um EXEMPLO REAL de um checklist que elaboramos em conjunto com um cliente.

Em complemento ao checklist mostrado acima, e de maneira visual, a organização necessária para iniciar a contagem é mostrada na imagem abaixo, posicionando o tipo de item e o local onde podem ser armazenados ou não, de forma que não existam pendências de movimentação.

E a realidade de cada empresa é diferente, então precisa haver um checklist específico para cada caso.

Da mesma maneira, precisamos definir quais itens devem ser contados, e quais não, além de especificar COMO estes devem ser contados. Na tabela abaixo, com o objetivo de definir os itens a serem contados e necessidade de comunicação e treinamento da equipe envolvida, apresentamos um exemplo de classificação entre itens contados e não contados. Caso real. Nessa situação, era necessário contar itens que faziam parte do ativo imobilizado da empresa (uma locadora de equipamentos).

Além de especificar os itens a contar, sempre existe uma definição sobre como contar e registrar as informações. No caso de uma empresa com mais recursos, a contagem pode ser realizada diretamente utilizando coletores de dados e leitura de etiquetas de endereço e código de barras do produto, de forma que o registro ocorre de forma praticamente automática e em tempo real. Isso é exemplificado na imagem abaixo.

Quando não existe esse recurso disponível, os registros devem ser realizados em papel (e posteriormente digitados) ou utilizando uma planilha eletrônica que otimiza o tempo da equipe para isso e também evita erros com uma posterior digitação. Na imagem abaixo, mais um exemplo real de planilha de registro é apresentado.

Em alguns casos, somente um número de ativo imobilizado deve ser registrado. Em outros, para itens de consumo, as quantidades devem ser contadas e informadas, além de informações de lote, endereço no estoque, etc.

Mesmo que não exista uma tecnologia de ponta disponível para realizar o inventário de modo mais automatizado, ações simples podem facilitar a tarefa. No exemplo abaixo, em vez de recorrer a uma contagem totalmente manual, os itens (adaptadores) foram agrupados em ‘maços’ de 10 peças, de forma que a contagem dos ‘maços’ seja agilizada.

Enfim, os exemplos acima mostram a complexidade e a necessidade de muitas definições prévias para se realizar um inventário com poucas possibilidades de erros. Temos apoiado empresas a definir um procedimento completo de inventário e visto os benefícios colhidos quando isso é realizado. Os riscos são muito reduzidos ao se adotar esse tipo de medida simples.

Conclusão

Ainda que exista uma complexidade bastante grande na realização de um inventário físico, essa é uma atividade que NÃO PODE DEIXAR DE SER REALIZADA, seja pela questão dos requisitos legais, seja pela possibilidade de utilizar os resultados de um inventário físico em prol da melhoria contínua dos processos de gestão dos materiais.

Se realizado de maneira eficiente, o tempo de execução pode ser reduzido e ainda assim garantir um bom nível de confiabilidade da informação. Como vimos, para isso é necessário a definição de um bom procedimento e de muito planejamento. Se é para ser realizado, que seja da melhor maneira!

Como a Kimia pode apoiar a realização de um inventário físico eficiente?

Podemos apoiar de várias maneiras. Dentre elas:

• Podemos atuar como ‘fiscais’ de um inventário físico, verificando e orientando a realização da atividade de acordo com as boas práticas descritas nesse conteúdo.
• Além disso, já apoiamos outras empresas na elaboração de um procedimento confiável, atuando lado a lado com a equipe dos nossos clientes na realização do inventário físico.
• Se o objetivo foi realizar um inventário rotativo, podemos conduzir uma amostragem e posterior avaliação do nível de controle de estoque da sua empresa.
• E por fim, e tão importante quanto, podemos suportar a melhoria dos processos de controle de estoque e ganho de acuracidade da informação promovendo a melhoria contínua. CLIQUE AQUI para acessar um conteúdo com mais detalhes sobre a melhoria de processos logísticos.

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