Você conhece o trabalho de um Líder Kaizen? Saiba como ele atua.

A aplicação do Método Kaizen pode trazer ganhos expressivos e no curtíssimo prazo para as empresas que o utilizam com eficiência, apoiado em um sólido trabalho em equipe e foco no resultado. Entretanto, para que isso aconteça, um intenso trabalho de planejamento precisa ser realizado pelo chamado “Líder Kaizen”.

Sua principal tarefa é atuar “nos bastidores” da empresa, como um articulador entre pessoas e departamentos, para que os Eventos Kaizen alcancem os resultados desejados. Na prática, ele acaba atuando como o coordenador do programa de melhoria.

Continue a leitura para entender um pouco mais sobre o importante trabalho de um Líder Kaizen.

Como um Líder Kaizen deve atuar?

Já apresentamos um pouco da missão principal de um Líder Kaizen. Agora vamos descrever como ele deve atuar.

Planejamento dos eventos

Para que um evento de curta duração (3 a 5 dias) entregue resultados expressivos, muito planejamento é necessário.

A primeira responsabilidade do Líder Kaizen é, provavelmente, o entendimento de como cada kaizen pode colaborar para a estratégia da empresa. Quais benefícios para a empresa cada mudança proporciona? Quais deles são prioritários? Quais kaizens devem ser realizados para gerar o maior ganho de produtividade e eficiência? E claro, quais serão as metas de cada evento? Essas são algumas das perguntas que precisam ser respondidas.

A segunda responsabilidade é definir o escopo de trabalho de cada Evento Kaizen. Junto com as equipes operacionais e os gestores de cada processo, uma análise prévia do problemas enfrentados deve ser realizada. Indicadores e medições devem ser analisados. Antes que o evento seja iniciado, os desafios que serão enfrentados durante o Evento Kaizen precisam ser minimamente entendidos, para que os recursos necessários sejam disponibilizados.

Importante sempre destacar que não estamos pulando etapas e já “partindo para a solução”. A investigação inicial serve para que os recursos necessários sejam identificados e disponibilizados, e para que o escopo seja adequado à duração do Evento Kaizen.

Por fim, a terceira responsabilidade é definir uma data de realização e uma agenda de trabalho. Não basta olhar para o calendário e definir uma semana para a realização do evento. A tomada de decisão inclui garantir todas as condições para que o Evento Kaizen seja bem sucedido.

Ou seja, todos os recursos estarão disponíveis na data planejada? Caso haja uma parada da linha da produção para uma mudança de layout (por exemplo), o impacto dessa parada será bem gerenciado? Essas perguntas devem ser respondidas pelos gestores de área com o suporte do Líder Kaizen.

Disponibilizar os recursos

Como foi dito, o Líder Kaizen precisa garantir que todos os recursos necessários precisam estar disponíveis na data do evento. Como recursos, pode-se entender materiais, informações e, especialmente, a participação da melhor equipe possível no evento para resolver cada tipo de problema.

Os melhores kaizens são aqueles realizados por equipes multifuncionais. Isso permite que um problema seja analisado por todos os ângulos possíveis, e que os impactos de qualquer mudança (em processo, qualidade, capacidade produtiva, custos, atendimento ao cliente, etc) sejam amplamente entendidos antes que aconteçam. Além disso, todos os envolvidos em qualquer processo (fornecedores, equipe operacional, clientes internos ou externos, áreas de suporte, etc) devem ter a chance de se posicionar quanto a uma proposta de mudança, pontuando problemas e analisando propostas de melhoria.

Disponibilizar todos os recursos é uma tarefa de alta complexidade, uma vez que pode envolver o gerenciamento de prazos de entrega de materiais e uma grande negociação com os gestores de cada área para liberação dos membros escalados para participar do kaizen. Estes podem estar em férias ou indisponíveis, e isso pode impactar no planejamento de todos os eventos. O Líder Kaizen deve gerenciar todos esses aspectos.

Treinamento técnico das equipes kaizen

Uma vez que a realização do evento seja confirmada, o Líder Kaizen deve fornecer treinamento técnico para as equipes. As sessões de treinamento podem ser realizadas às vésperas do início do evento ou durante o primeiro dia de trabalho, sendo responsabilidade do próprio Líder Kaizen ou de algum especialista em Ferramentas Lean que faça parte do escritório de melhoria contínua.

A proximidade de realização do treinamento técnico com o Evento Kaizen é importante para consolidar o conhecimento transferido, uma vez que sua aplicação será imediata. Isso potencializa o aprendizado, a sensibilidade da equipe aos problemas existentes e, consequentemente, aumento o impacto das ações propostas.

Durante a realização do evento, dúvidas na aplicação de cada ferramenta devem ser esclarecidas pelo Líder Kaizen. Normalmente, este possui a função de “consultor”, atuando de maneira indireta no evento.

Validação das mudanças propostas

Considerando que cada Evento Kaizen promove mudanças no processo e na própria estrutura da empresa, essas mudanças precisam ser validadas pelos gestores de áreas, pelas áreas de suporte (Engenharia, Qualidade, Processos, Controladoria, Segurança do Trabalho, etc) e pela própria direção da empresa.

Essas validações podem ocorrer em reuniões diárias chamadas de “Análises Críticas” e ou em reuniões específicas com cada área. O Líder Kaizen devem ser o articulador de todo o plano de trabalho dos kaizens conforme sua necessidade, incluindo essas sessões de validação.

Na imagem abaixo, exemplificamos uma agenda de trabalho de um Evento (para um kaizen de setup rápido). CLIQUE AQUI PARA SABER COMO REDUZIR OS TEMPOS DE SETUP DE MÁQUINA.

Diariamente, são inseridas atividades de apresentação prévia, nesse caso, ao final do dia. A articulação para essa agenda se cumprir é função do Líder Kaizen.

Monitoramento das mudanças e estabilidade de processo

Ainda que cada mudança proposta passe por um processo de validação, muitas situações não previstas podem acontecer. A gestão da mudança é realmente desafiadora. O Líder Kaizen deve suportar os gestores de cada área a monitorar o impacto real de cada mudança. Como o próprio significado da palavra kaizen indica (mudar para melhor), as mudanças são realizadas com o objetivo de melhorar o desempenho de uma operação, mas falhas podem acontecer.

Dessa forma, o monitoramento dos novos padrões de trabalho estabelecidos, bem como sua adequação às necessidades das áreas, devem ser realizados. Garante-se dessa maneira a estabilidade do processo e um bom desempenho. Essa é uma atividade fundamental e que não pode ser negligenciada, evitando o risco de que todo o esforço realizado no Evento Kaizen seja comprometido. A estabilidade do processo, com a prática de documentação e atualização dos padrões suporta um verdadeiro programa de melhoria contínua.

Qual o perfil necessário para um Líder Kaizen?

Já apresentamos boa parte das funções de um Líder Kaizen, então dá para ter uma ideia do perfil profissional necessário para o cargo. Ainda assim, alguns aspectos são destacados a seguir.

O Líder Kaizen deve ser um articulador das atividades, primeiro identificando as necessidades e a estratégia do negócio (normalmente estabelecidas pela alta gestão), para em seguida propor ações e mudanças em nível operacional que suportam o alcance desses objetivos. Ou seja, ele deve ‘navegar’ com maestria pela estrutura da empresa, conversando com todos os níveis, sem se prender a hierarquia formal.

Ele deve possuir um perfil técnico sólido para ser capaz de suportar as equipes operacionais, sem perder uma abordagem gerencial com foco no resultado.

É possível destacar ainda a necessidade de possuir habilidades interpessoais, como um bom relacionamento com as equipes, ser bom negociador, ser flexível, praticar uma escuta ativa, mas ao mesmo tempo, estimular (e até pressionar) as equipes e gestores a promoverem mudanças e um processo de melhoria contínua.

Dentro de uma organização, é um função bastante desafiadora, sem dúvida.

Ferramentas úteis para um Líder Kaizen

Uma vez que as atribuições de um Líder Kaizen já foram detalhadas, incluímos aqui algumas ferramentas úteis para suportar sua atuação.

Em primeiro lugar, disponibilizamos um formulário que suporta a preparação e o planejamento de Eventos Kaizen. CLIQUE AQUI para baixar o material.

Também incluímos um outro artigo que fornece muito mais detalhes sobre a escolha das pessoas para fazer parte de um Evento Kaizen. CLIQUE AQUI para continuar a leitura.

Como todo kaizen passa por um encerramento, disponibilizamos também um template com um modelo de apresentação de resultados. CLIQUE AQUI para baixar o material e inicie o preenchimento agora.

Se você deseja saber muito mais sobre o que é um kaizen, seus benefícios e como aplicar, CLIQUE AQUI e acesse um conteúdo bem completo que detalha o Método Kaizen. Inclui texto, exemplos, vídeos e muito mais.

Além disso, você também pode CLICAR AQUI para falar com um consultor com experiência em eventos kaizen. Se sua empresa não possui uma pessoa com as características de um Líder Kaizen, a Kimia Consultoria pode suportar a estruturação de um programa de melhoria baseado no kaizen. Entre em contato!